Việc có được xuất hóa đơn lùi ngày hay không là thắc mắc của rất nhiều doanh nghiệp trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử. Trên thực tế, không ít trường hợp do phát sinh sai sót hoặc chậm hoàn thiện chứng từ khiến doanh nghiệp muốn điều chỉnh ngày lập hóa đơn. Tuy nhiên, nếu không nắm rõ quy định, doanh nghiệp có thể đối mặt với những rủi ro về thuế và các mức xử phạt hành chính.
Trong bài viết này, Mai Đỏ sẽ giúp bạn làm rõ quy định về việc xuất hóa đơn lùi ngày theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, đồng thời chia sẻ thời điểm lập hóa đơn đúng quy định, mức xử phạt khi lập hóa đơn sai thời điểm và những lưu ý quan trọng để doanh nghiệp quản lý hóa đơn điện tử đúng quy định, hạn chế rủi ro trong quá trình hoạt động.
Tại sao nhiều doanh nghiệp quan tâm tới vấn đề này?
Trong quá trình kinh doanh, không ít doanh nghiệp băn khoăn liệu có được xuất hóa đơn lùi ngày hay không khi phát sinh sai sót hoặc chưa kịp lập hóa đơn đúng thời điểm. Tuy nhiên, đây là vấn đề cần đặc biệt lưu ý vì việc lập hóa đơn không chỉ ảnh hưởng đến tính hợp lệ của chứng từ mà còn liên quan trực tiếp đến việc kê khai thuế và quyền lợi của cả bên bán lẫn bên mua.
Nếu hóa đơn được lập không đúng thời điểm, doanh nghiệp có thể gặp nhiều rủi ro như phải điều chỉnh hồ sơ kê khai, ảnh hưởng đến quyền khấu trừ thuế GTGT của khách hàng và thậm chí bị xử phạt theo quy định. Đối với hóa đơn điện tử, toàn bộ thời điểm lập, ký số và truyền dữ liệu đều được hệ thống ghi nhận, giúp cơ quan thuế dễ dàng kiểm tra và đối chiếu. Vì vậy, doanh nghiệp cần nắm rõ quy định để hạn chế tối đa những sai sót không đáng có.
Có được xuất hóa đơn lùi ngày không?
Thực tế, nhiều doanh nghiệp muốn lập hóa đơn sau thời điểm phát sinh giao dịch nhưng lại ghi ngày trên hóa đơn là ngày trước đó để phù hợp với chứng từ hoặc hợp đồng. Tuy nhiên, theo quy định hiện hành, việc làm này không được pháp luật cho phép.
Áp dụng pháp luật: Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp không được phép xuất hóa đơn lùi ngày. Các quy định về hóa đơn điện tử yêu cầu việc lập, ký số và lưu trữ hóa đơn phải đúng thời điểm nhằm đảm bảo tính minh bạch và chính xác của dữ liệu.
Khi phát hành hóa đơn điện tử, hệ thống sẽ ghi nhận đầy đủ thời điểm tạo hóa đơn, thời điểm ký số cũng như thời điểm truyền dữ liệu đến cơ quan thuế (nếu thuộc trường hợp phải truyền). Đây đều là những căn cứ để cơ quan thuế xác minh tính hợp lệ của hóa đơn.
Nếu doanh nghiệp cố tình ghi ngày trên hóa đơn khác với ngày phát sinh giao dịch, hành vi này được xác định là lập hóa đơn không đúng thời điểm. Trong quá trình thanh tra, kiểm tra, cơ quan thuế có thể đối chiếu dữ liệu từ hóa đơn điện tử, hợp đồng, biên bản giao nhận, chứng từ thanh toán và các tài liệu liên quan để phát hiện sai phạm.
Do đó, doanh nghiệp cần lập hóa đơn đúng thời điểm phát sinh nghĩa vụ theo quy định, không nên sử dụng việc lùi ngày để điều chỉnh doanh thu, thuế hoặc xử lý các sai sót nội bộ. Trường hợp phát hiện sai sót, doanh nghiệp nên thực hiện theo đúng quy trình điều chỉnh hóa đơn hoặc lập hồ sơ bổ sung theo hướng dẫn của cơ quan thuế.
Thời điểm xuất hóa đơn điện tử theo quy định
Để lập hóa đơn đúng quy định, doanh nghiệp cần xác định chính xác thời điểm phải xuất hóa đơn đối với từng loại giao dịch. Việc thực hiện đúng ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế rủi ro về thuế và tránh các sai sót phát sinh trong quá trình kê khai.
Căn cứ Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Theo Khoản 1 và Khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (kết hợp với hướng dẫn tại Thông tư 78/2021/TT-BTC), thời điểm lập hóa đơn được xác định như sau:
- Đối với bán hàng hóa: Hóa đơn được lập tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa.
- Đối với cung cấp dịch vụ: Hóa đơn được lập khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc tại thời điểm thu tiền theo thỏa thuận giữa các bên. Một số lĩnh vực đặc thù có quy định riêng về thời điểm xác định doanh thu thì doanh nghiệp cần đối chiếu để thực hiện đúng.
- Đối với hàng hóa xuất khẩu: Hóa đơn được lập theo thời điểm phát hành hóa đơn thương mại điện tử hoặc hóa đơn GTGT điện tử do người bán xác định nhưng không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan.
Đối với hóa đơn điện tử, quy trình thông thường gồm các bước: tạo dữ liệu hóa đơn, ký số xác thực và truyền dữ liệu đến cơ quan thuế (nếu thuộc trường hợp phải truyền). Việc ghi nhận đúng ngày lập hóa đơn sẽ phản ánh chính xác thời điểm phát sinh nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.
Trường hợp giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ theo từng đợt, từng hạng mục hoặc từng giai đoạn, doanh nghiệp cần lập hóa đơn tương ứng với phần giá trị đã bàn giao. Không được dồn nhiều lần giao hàng vào một hóa đơn và ghi ngày lập sau thời điểm thực tế phát sinh.
Mức phạt và rủi ro khi xuất hóa đơn lùi ngày
Việc lập hóa đơn không đúng thời điểm, bao gồm hành vi xuất hóa đơn lùi ngày, không chỉ bị xử phạt hành chính mà còn kéo theo nhiều rủi ro về thuế, tài chính và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Mức xử phạt theo quy định
Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (hiện hành)
-
Phạt cảnh cáo: Lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ.
-
Phạt tiền từ 3.000.000 – 5.000.000 đồng: Lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế (trừ trường hợp bị cảnh cáo).
-
Phạt tiền từ 4.000.000 – 8.000.000 đồng: Lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định của pháp luật (trừ các trường hợp nêu trên).
Theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP (áp dụng từ ngày 16/01/2026)
-
Phạt cảnh cáo: Áp dụng đối với một số trường hợp vi phạm có tính chất nhẹ theo quy định.
-
Phạt tiền từ 500.000 – 70.000.000 đồng: Mức xử phạt được xác định theo số lượng hóa đơn vi phạm và tính chất của hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm, với từng khung xử phạt cụ thể theo quy định của Nghị định 310/2025/NĐ-CP.
Những rủi ro doanh nghiệp cần lưu ý
Ngoài mức xử phạt hành chính, doanh nghiệp còn có thể đối mặt với nhiều hệ quả như:
- Người mua có nguy cơ không được khấu trừ thuế GTGT nếu hóa đơn không hợp lệ hoặc được lập không đúng thời điểm.
- Doanh nghiệp phải điều chỉnh hồ sơ kê khai thuế, phát sinh nghĩa vụ nộp bổ sung tiền thuế và tiền chậm nộp nếu sai thời điểm ghi nhận doanh thu.
- Nguy cơ bị thanh tra, kiểm tra thuế cao hơn do hành vi lập hóa đơn sai thời điểm thường được xem là dấu hiệu cần rà soát.
- Ảnh hưởng đến uy tín với khách hàng và đối tác khi hóa đơn không đủ điều kiện để quyết toán hoặc thanh toán hợp đồng.
Vì vậy, thay vì xử lý bằng cách lùi ngày hóa đơn, doanh nghiệp nên thực hiện đúng quy trình điều chỉnh hóa đơn theo quy định khi phát hiện sai sót.
Lưu ý thực tiễn dành cho doanh nghiệp
Trong bối cảnh hóa đơn điện tử đã được áp dụng rộng rãi, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình quản lý chặt chẽ để hạn chế tối đa các sai sót trong quá trình lập và phát hành hóa đơn.
Checklist giúp hạn chế rủi ro
Để đảm bảo việc xuất hóa đơn đúng quy định, doanh nghiệp nên thực hiện các nội dung sau:
- Xây dựng quy trình lập hóa đơn rõ ràng, quy định cụ thể người lập, người ký số, người kiểm tra và người chịu trách nhiệm.
- Kiểm tra đầy đủ chứng từ như hợp đồng, biên bản giao nhận, nghiệm thu hoặc chứng từ thanh toán trước khi lập hóa đơn để xác định đúng thời điểm phát sinh giao dịch.
- Thực hiện ký số ngay sau khi lập hóa đơn và đảm bảo hệ thống chữ ký số luôn hoạt động ổn định.
- Truyền dữ liệu hóa đơn đúng thời hạn đối với trường hợp có nghĩa vụ truyền dữ liệu đến cơ quan thuế, đồng thời theo dõi để kịp thời xử lý nếu phát sinh lỗi.
- Lưu trữ và sao lưu dữ liệu hóa đơn điện tử đầy đủ nhằm phục vụ việc tra cứu, đối chiếu và thanh tra khi cần.
- Khi phát hiện sai sót, cần thực hiện đúng quy trình điều chỉnh hóa đơn theo hướng dẫn của cơ quan thuế, không tự ý sửa hoặc lùi ngày hóa đơn.
- Thường xuyên đào tạo nhân sự kế toán, bán hàng và các bộ phận liên quan để cập nhật quy định mới về hóa đơn điện tử.
- Định kỳ rà soát dữ liệu bán hàng, kho, ngân hàng và hóa đơn nhằm phát hiện sớm những bất cập trong quy trình.
Việc thực hiện đầy đủ các bước trên sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro pháp lý, bảo đảm tính hợp lệ của hóa đơn và chủ động hơn khi làm việc với cơ quan thuế.
Mai Đỏ – Đồng hành cùng doanh nghiệp trong công tác kế toán và thuế
Đối với nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ và vừa, việc cập nhật quy định mới, quản lý hóa đơn điện tử và xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình kê khai thuế không phải lúc nào cũng đơn giản.
Với kinh nghiệm đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp, Mai Đỏ cung cấp các giải pháp kế toán và thuế giúp doanh nghiệp vận hành đúng quy định, giảm thiểu rủi ro và tiết kiệm thời gian trong công tác quản lý.
Các dịch vụ nổi bật của Mai Đỏ gồm:
- Tư vấn xây dựng quy trình lập và phát hành hóa đơn điện tử phù hợp với từng mô hình doanh nghiệp.
- Hỗ trợ triển khai phần mềm hóa đơn điện tử, chữ ký số và kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
- Tư vấn xử lý các sai sót liên quan đến hóa đơn, lập hồ sơ điều chỉnh và hướng dẫn làm việc với cơ quan thuế khi cần.
- Đào tạo, cập nhật quy định mới về kế toán, thuế và hóa đơn điện tử cho đội ngũ nhân sự.
- Cung cấp dịch vụ kế toán trọn gói, hỗ trợ kê khai thuế, quản lý chứng từ và đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình thanh tra, kiểm tra thuế.
Với phương châm đặt sự chính xác và tuân thủ lên hàng đầu, Mai Đỏ luôn mong muốn trở thành đối tác đáng tin cậy, giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình kế toán bài bản và hạn chế tối đa các rủi ro phát sinh trong hoạt động kinh doanh.
