HƯỚNG DẪN CÁCH TÍNH THUẾ TNCN TỪ TIỀN LƯƠNG, TIỀN CÔNG NĂM 2026 MỚI NHẤT

Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) từ tiền lương, tiền công năm 2026 có nhiều điểm mới đáng chú ý về giảm trừ gia cảnh, biểu thuế lũy tiến từng phần và các khoản giảm trừ trước khi tính thuế. Những thay đổi này ảnh hưởng trực tiếp đến việc tính lương, khấu trừ thuế hằng tháng và quyết toán thuế TNCN cuối năm của doanh nghiệp cũng như người lao động.

Để thực hiện đúng quy định, kế toán cần nắm rõ đối tượng áp dụng, cách xác định thu nhập chịu thuế, các khoản được giảm trừ, biểu thuế mới và hồ sơ đăng ký người phụ thuộc. Bài viết dưới đây tổng hợp những nội dung quan trọng về cách tính thuế TNCN từ tiền lương, tiền công năm 2026, kèm ví dụ thực tế giúp kế toán dễ dàng áp dụng.

I. CÁC VĂN BẢN PHÁP LÝ VỀ THUẾ TNCN CẦN CẬP NHẬT NĂM 2026

Năm 2026 đánh dấu những thay đổi quan trọng trong chính sách thuế TNCN. Do đó, doanh nghiệp và người lao động cần cập nhật các văn bản pháp luật mới để đảm bảo việc kê khai, khấu trừ và quyết toán thuế được thực hiện chính xác.

Một số văn bản pháp lý quan trọng cần lưu ý gồm:

• Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15: Quy định các nội dung liên quan đến đối tượng nộp thuế, thu nhập chịu thuế, thu nhập được miễn thuế, giảm trừ gia cảnh và phương pháp tính thuế TNCN.

• Nghị quyết số 110/2025/UBTVQH15: Quy định điều chỉnh mức giảm trừ gia cảnh áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2026.

• Nghị định số 253/2026/NĐ-CP: Quy định chi tiết một số điều và biện pháp tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Thuế TNCN.

• Thông tư số 87/2026/TT-BTC: Hướng dẫn một số nội dung liên quan đến việc thực hiện chính sách thuế TNCN.

Lưu ý về thời điểm áp dụng: Luật Thuế TNCN số 109/2025/QH15 có hiệu lực từ ngày 01/07/2026. Tuy nhiên, các quy định liên quan đến thu nhập từ tiền lương, tiền công của cá nhân cư trú được áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2026. Vì vậy, khi tính thuế TNCN năm 2026, kế toán cần căn cứ vào quy định áp dụng cho kỳ tính thuế này.

II. XÁC ĐỊNH ĐỐI TƯỢNG VÀ THU NHẬP TÍNH THUẾ TNCN

1. Đối tượng áp dụng

Thuế TNCN từ tiền lương, tiền công được áp dụng đối với cá nhân có thu nhập thuộc diện chịu thuế theo quy định của pháp luật.

Trong đó, cần phân biệt hai nhóm đối tượng:

• Cá nhân cư trú: Cá nhân đáp ứng điều kiện xác định cá nhân cư trú theo quy định pháp luật thuế. Thuế TNCN đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công được tính theo biểu thuế lũy tiến từng phần.

• Cá nhân không cư trú: Cá nhân không đáp ứng điều kiện xác định cá nhân cư trú. Thu nhập từ tiền lương, tiền công chịu thuế được áp dụng theo quy định dành cho cá nhân không cư trú, không áp dụng biểu thuế lũy tiến từng phần như cá nhân cư trú.

Việc xác định đúng tình trạng cư trú là bước quan trọng trước khi doanh nghiệp thực hiện khấu trừ và tính thuế TNCN cho người lao động.

2. Những khoản thu nhập phải tính thuế TNCN

Thu nhập từ tiền lương, tiền công chịu thuế bao gồm các khoản thu nhập mà người lao động nhận được từ người sử dụng lao động, chẳng hạn:

• Tiền lương, tiền công và các khoản có tính chất tiền lương, tiền công.

• Tiền thù lao, tiền thưởng và các khoản lợi ích bằng tiền hoặc không bằng tiền.

• Tiền phụ cấp, trợ cấp thuộc diện chịu thuế theo quy định.

• Các khoản lợi ích khác mà người sử dụng lao động chi trả cho người lao động theo quy định pháp luật.

Đặc biệt, kế toán cần kiểm tra bản chất từng khoản chi trả để xác định khoản nào phải tính vào thu nhập chịu thuế, khoản nào được miễn thuế hoặc không tính vào thu nhập chịu thuế.

3. Một số khoản không tính vào thu nhập chịu thuế

Không phải tất cả khoản tiền người lao động nhận được đều phải tính thuế TNCN. Một số khoản có thể không tính vào thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện và mức giới hạn theo quy định, bao gồm:

• Tiền ăn giữa ca, ăn trưa trong giới hạn và điều kiện được pháp luật cho phép.

• Khoản trợ cấp, phụ cấp đặc thù thuộc diện không tính thuế.

• Khoản chi công tác phí, lưu trú, đi lại đúng quy định.

• Các khoản hỗ trợ khác thuộc trường hợp được miễn hoặc không tính vào thu nhập chịu thuế.

Lưu ý: Kế toán không nên chỉ căn cứ vào tên gọi của khoản chi để loại trừ thuế TNCN. Cần kiểm tra mục đích chi trả, đối tượng hưởng, mức chi, hồ sơ chứng minh và điều kiện áp dụng theo quy định hiện hành.

III. MỨC GIẢM TRỪ GIA CẢNH ÁP DỤNG NĂM 2026

Giảm trừ gia cảnh là khoản tiền được trừ vào thu nhập chịu thuế trước khi xác định thu nhập tính thuế TNCN đối với cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công.

Từ kỳ tính thuế năm 2026, mức giảm trừ gia cảnh được điều chỉnh như sau:

Như vậy, so với mức giảm trừ gia cảnh áp dụng trước năm 2026, mức giảm trừ mới đã được điều chỉnh tăng, góp phần giảm nghĩa vụ thuế cho người lao động.

1. Giảm trừ cho bản thân người nộp thuế

Người nộp thuế là cá nhân cư trú được giảm trừ 15,5 triệu đồng/tháng, tương đương 186 triệu đồng/năm.

Khoản giảm trừ này được tính trước khi xác định thu nhập tính thuế. Trường hợp cá nhân có thu nhập từ nhiều nơi, việc xác định giảm trừ cho bản thân cần thực hiện theo nguyên tắc và quy định hiện hành, tránh tính trùng tại nhiều đơn vị chi trả thu nhập.

2. Giảm trừ cho người phụ thuộc

Mức giảm trừ đối với mỗi người phụ thuộc là 6,2 triệu đồng/tháng.

Một số đối tượng có thể được đăng ký là người phụ thuộc gồm:

• Con: Con chưa thành niên; con thành niên bị mất năng lực hành vi dân sự, khuyết tật hoặc không có khả năng lao động; con đang học tập và đáp ứng điều kiện theo quy định.

• Vợ hoặc chồng: Vợ hoặc chồng không có khả năng lao động và đáp ứng điều kiện về thu nhập theo quy định.

• Cha, mẹ: Cha, mẹ đã hết tuổi lao động hoặc không có khả năng lao động và đáp ứng điều kiện về thu nhập.

• Các cá nhân khác: Người không nơi nương tựa mà người nộp thuế trực tiếp nuôi dưỡng, thuộc đối tượng được pháp luật quy định.

Để được giảm trừ, người phụ thuộc phải đáp ứng điều kiện cụ thể về độ tuổi, khả năng lao động, thu nhập và quan hệ nuôi dưỡng.

Theo hướng dẫn tại Thông tư số 87/2026/TT-BTC, mức thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả các nguồn thu nhập của một số nhóm người phụ thuộc thuộc diện quy định không vượt quá 3 triệu đồng.

3. Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc cần lưu ý

Khi đăng ký người phụ thuộc, kế toán cần hướng dẫn người lao động chuẩn bị hồ sơ phù hợp với từng trường hợp.

Một số giấy tờ thường cần kiểm tra gồm:

• Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc theo mẫu và thủ tục hiện hành.

• Căn cước công dân hoặc giấy tờ định danh của người phụ thuộc theo quy định.

• Giấy khai sinh đối với trường hợp đăng ký con.

• Giấy tờ chứng minh quan hệ vợ chồng, cha mẹ và các quan hệ nuôi dưỡng khác.

• Giấy xác nhận khuyết tật, giấy tờ chứng minh không có khả năng lao động hoặc giấy xác nhận đang học tập nếu thuộc trường hợp cần chứng minh.

• Các giấy tờ chứng minh điều kiện thu nhập, hoàn cảnh và nghĩa vụ nuôi dưỡng theo từng đối tượng.

Kế toán cần lưu ý rằng hồ sơ cụ thể phụ thuộc vào từng nhóm người phụ thuộc. Không phải tất cả trường hợp đều phải nộp cùng một loại giấy tờ.

4. Nguyên tắc đăng ký người phụ thuộc

Khi thực hiện giảm trừ gia cảnh, cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Mỗi người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ một lần vào một người nộp thuế trong cùng thời gian.

• Người nộp thuế phải trực tiếp có trách nhiệm nuôi dưỡng người phụ thuộc.

• Người phụ thuộc phải đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định.

• Hồ sơ đăng ký và hồ sơ chứng minh người phụ thuộc phải được lưu giữ để phục vụ việc kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.

Lưu ý về giới hạn thu nhập: Đối với một số trường hợp người phụ thuộc có thu nhập, nếu thu nhập bình quân tháng trong năm vượt quá 3 triệu đồng thì không đáp ứng điều kiện giảm trừ theo quy định tương ứng.

IV. CÁC KHOẢN ĐƯỢC TRỪ TRƯỚC KHI TÍNH THUẾ TNCN

Sau khi xác định tổng thu nhập chịu thuế, kế toán cần tiếp tục xác định các khoản giảm trừ hợp lệ để tính thu nhập tính thuế.

Các khoản giảm trừ cần quan tâm gồm:

1. Giảm trừ gia cảnh

Bao gồm:

• Giảm trừ cho bản thân người nộp thuế: 15,5 triệu đồng/tháng.

• Giảm trừ cho mỗi người phụ thuộc: 6,2 triệu đồng/tháng.

2. Các khoản đóng bảo hiểm bắt buộc

Các khoản bảo hiểm bắt buộc được trừ theo quy định, bao gồm:

• Bảo hiểm xã hội (BHXH).

• Bảo hiểm y tế (BHYT).

• Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN).

• Các khoản bảo hiểm bắt buộc khác thuộc trường hợp được trừ theo quy định.

3. Các khoản đóng góp được giảm trừ

Một số khoản đóng góp có thể được trừ khi tính thuế nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện, gồm:

• Khoản đóng góp vào quỹ hưu trí bổ sung, bảo hiểm hưu trí tự nguyện và các khoản được pháp luật cho phép.

• Khoản đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học, khuyến tài vào các tổ chức, quỹ đủ điều kiện.

• Các khoản giảm trừ liên quan đến chi phí y tế, giáo dục theo quy định và điều kiện áp dụng của pháp luật thuế hiện hành.

Đối với các khoản giảm trừ mới hoặc khoản đóng góp có giới hạn, kế toán cần kiểm tra kỹ mức được trừ, chứng từ và điều kiện cụ thể trước khi áp dụng.

Công thức xác định thu nhập tính thuế

Thu nhập tính thuế = Thu nhập chịu thuế – Các khoản giảm trừ hợp lệ

Trong đó, thu nhập chịu thuế được xác định từ các khoản thu nhập thuộc diện chịu thuế sau khi loại trừ những khoản được miễn thuế hoặc không tính vào thu nhập chịu thuế theo quy định.

Đây là bước quan trọng quyết định số thuế TNCN mà người lao động phải nộp.

V. BIỂU THUẾ LŨY TIẾN TỪNG PHẦN ÁP DỤNG NĂM 2026

Một trong những thay đổi đáng chú ý trong năm 2026 là biểu thuế lũy tiến từng phần đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công của cá nhân cư trú được điều chỉnh từ 7 bậc xuống còn 5 bậc.

Biểu thuế mới được áp dụng như sau:

1. Công thức tính thuế TNCN theo phương pháp lũy tiến

Thuế TNCN phải nộp được tính bằng cách áp dụng thuế suất tương ứng cho từng phần thu nhập tính thuế trong mỗi bậc.

Để thuận tiện cho việc tính toán, kế toán có thể sử dụng công thức tính nhanh như sau:

Lưu ý: Công thức tính nhanh chỉ áp dụng để xác định số thuế phải nộp theo biểu thuế lũy tiến từng phần đối với cá nhân cư trú. Kế toán cần xác định đúng thu nhập tính thuế trước khi áp dụng công thức.

VI. VÍ DỤ THỰC TẾ: CÁCH TÍNH THUẾ TNCN CHO NGƯỜI LAO ĐỘNG NĂM 2026

Để hiểu rõ hơn cách áp dụng mức giảm trừ gia cảnh và biểu thuế mới, hãy cùng xem xét ví dụ sau:

1. Thông tin giả định

Trong tháng 10/2026, chị H có các khoản thu nhập và thông tin như sau:

Giả định các khoản thu nhập nêu trên đều thuộc diện chịu thuế, chị H là cá nhân cư trú, đã đăng ký người phụ thuộc hợp lệ và không có khoản giảm trừ nào khác.

2. Các bước tính thuế TNCN

Bước 1: Xác định tổng thu nhập chịu thuế

Tổng thu nhập chịu thuế trong tháng:

44.000.000 + 4.000.000 = 48.000.000 đồng

Bước 2: Xác định các khoản giảm trừ

Các khoản được giảm trừ bao gồm:

• Giảm trừ bản thân: 15.500.000 đồng.

• Giảm trừ 01 người phụ thuộc: 6.200.000 đồng.

• Bảo hiểm bắt buộc: 20.000.000 × 10,5% = 2.100.000 đồng.

Tổng các khoản giảm trừ:

15.500.000 + 6.200.000 + 2.100.000 = 23.800.000 đồng

Bước 3: Xác định thu nhập tính thuế

Thu nhập tính thuế:

48.000.000 – 23.800.000 = 24.200.000 đồng

Bước 4: Tính số thuế TNCN phải nộp

Thu nhập tính thuế 24.200.000 đồng thuộc bậc 2 của biểu thuế lũy tiến từng phần.

Số thuế TNCN phải nộp được xác định:

• 10.000.000 × 5% = 500.000 đồng.

• 14.200.000 × 10% = 1.420.000 đồng.

Tổng thuế TNCN phải nộp:

500.000 + 1.420.000 = 1.920.000 đồng

3. Kết quả

Như vậy, trong tháng 10/2026, chị H phải nộp số thuế TNCN là 1.920.000 đồng.

Qua ví dụ trên có thể thấy, việc xác định đúng thu nhập chịu thuế, các khoản bảo hiểm bắt buộc và số người phụ thuộc có ảnh hưởng trực tiếp đến số thuế phải nộp của người lao động.

VII. QUYẾT TOÁN THUẾ TNCN CUỐI NĂM: KẾ TOÁN CẦN RÀ SOÁT NHỮNG GÌ?

Quyết toán thuế TNCN cuối năm là công việc quan trọng nhằm tổng hợp toàn bộ thu nhập chịu thuế, các khoản giảm trừ và số thuế đã khấu trừ trong năm của người lao động.

Để hạn chế sai sót, kế toán cần thực hiện kiểm tra theo các nội dung sau:

1. Rà soát các khoản thu nhập đã chi trả

• Tổng hợp đầy đủ tiền lương, tiền công và các khoản thu nhập khác đã chi trả cho người lao động trong năm.

• Kiểm tra các khoản phụ cấp, tiền thưởng, lợi ích bằng tiền hoặc không bằng tiền.

• Đối chiếu số liệu trên bảng lương với chứng từ thanh toán và dữ liệu kế toán.

• Xác định chính xác các khoản chịu thuế, miễn thuế và không tính vào thu nhập chịu thuế.

2. Kiểm tra thông tin người phụ thuộc

• Kiểm tra hồ sơ đăng ký người phụ thuộc.

• Đối chiếu thời điểm bắt đầu và kết thúc tính giảm trừ.

• Kiểm tra điều kiện của người phụ thuộc trong từng thời kỳ.

• Đảm bảo một người phụ thuộc không được tính giảm trừ trùng cho nhiều người nộp thuế trong cùng thời gian.

3. Đối chiếu số thuế đã khấu trừ

Kế toán cần kiểm tra số thuế TNCN đã khấu trừ hằng tháng với số thuế phải nộp sau khi tổng hợp thu nhập và các khoản giảm trừ trong năm.

Việc đối chiếu này giúp phát hiện các trường hợp khấu trừ thiếu, khấu trừ thừa hoặc sai thông tin người lao động.

4. Xác định trường hợp doanh nghiệp hoặc người lao động phải quyết toán

Cần phân biệt rõ trường hợp doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện quyết toán thay người lao động và trường hợp cá nhân phải trực tiếp thực hiện quyết toán theo quy định.

Đồng thời, kế toán cần kiểm tra giấy ủy quyền quyết toán thuế, tình trạng làm việc của người lao động và các điều kiện liên quan.

5. Chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế

Một số hồ sơ và tài liệu cần quan tâm gồm:

• Tờ khai quyết toán thuế TNCN theo mẫu hiện hành và phụ lục liên quan.

• Bảng tổng hợp thu nhập và thuế đã khấu trừ trong năm.

• Chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

• Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc.

• Hồ sơ, chứng từ chứng minh các khoản giảm trừ.

• Giấy ủy quyền quyết toán thuế và các tài liệu liên quan.

Kế toán cần sử dụng đúng mẫu biểu, thời hạn và phương thức nộp hồ sơ theo quy định tại thời điểm thực hiện quyết toán.

VIII. NHỮNG LƯU Ý QUAN TRỌNG KHI TÍNH THUẾ TNCN NĂM 2026

Để hạn chế sai sót trong quá trình tính lương và khấu trừ thuế, doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý một số vấn đề sau:

Thứ nhất, cập nhật mức giảm trừ gia cảnh mới. Từ kỳ tính thuế năm 2026, mức giảm trừ cho bản thân là 15,5 triệu đồng/tháng và mỗi người phụ thuộc là 6,2 triệu đồng/tháng. Không tiếp tục áp dụng mức giảm trừ của các kỳ tính thuế trước cho năm 2026.

Thứ hai, áp dụng đúng biểu thuế lũy tiến 5 bậc. Kế toán cần sử dụng biểu thuế mới khi xác định thuế TNCN đối với cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công trong kỳ tính thuế năm 2026.

Thứ ba, kiểm tra điều kiện giảm trừ người phụ thuộc. Không phải mọi trường hợp có quan hệ gia đình đều tự động được giảm trừ. Người phụ thuộc phải đáp ứng điều kiện và có hồ sơ chứng minh phù hợp.

Thứ tư, phân loại chính xác các khoản thu nhập. Các khoản phụ cấp, hỗ trợ, tiền thưởng và phúc lợi cần được xem xét theo bản chất và quy định pháp luật, tránh đưa toàn bộ vào thu nhập chịu thuế hoặc loại trừ thuế không đúng điều kiện.

Thứ năm, lưu trữ đầy đủ chứng từ. Bảng lương, hợp đồng lao động, hồ sơ bảo hiểm, hồ sơ người phụ thuộc và chứng từ khấu trừ thuế cần được lưu trữ, đối chiếu đầy đủ để phục vụ công tác kiểm tra và quyết toán.

IX. KẾT LUẬN

Tính thuế TNCN từ tiền lương, tiền công năm 2026 không đơn thuần là lấy tổng tiền lương nhân với thuế suất mà đòi hỏi kế toán phải xác định chính xác thu nhập chịu thuế, các khoản được giảm trừ, điều kiện đăng ký người phụ thuộc và biểu thuế lũy tiến từng phần.

Những thay đổi về mức giảm trừ gia cảnh và biểu thuế 5 bậc là các nội dung đặc biệt quan trọng mà doanh nghiệp cần chủ động cập nhật trong quá trình xây dựng bảng lương, khấu trừ thuế và quyết toán cuối năm.

Việc nắm vững quy định pháp luật, kiểm tra hồ sơ đầy đủ và thực hiện đúng quy trình sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro sai sót, đồng thời đảm bảo quyền lợi chính đáng của người lao động.

Công ty TNHH Mai Đỏ luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc cập nhật chính sách thuế, kế toán và các quy định pháp luật mới nhất, hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ thuế và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.