Truy thu, truy đóng BHXH bắt buộc: 3 trường hợp kế toán cần biết

Truy thu, truy đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt buộc là nội dung doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý khi điều chỉnh tiền lương có hiệu lực hồi tố, người lao động đi làm việc ở nước ngoài hoặc phát sinh nghĩa vụ đóng BHXH nhưng chưa thực hiện đúng thời hạn.

Theo Điều 8 Nghị định 158/2025/NĐ-CP, có 3 trường hợp truy thu, truy đóng BHXH bắt buộc cần phân biệt để xác định đúng số tiền phải đóng, thời hạn thực hiện và nghĩa vụ tài chính liên quan. Nghị định có hiệu lực từ ngày 01/07/2025. Nguồn: Nghị định 158/2025/NĐ-CP.

1. Trường hợp thứ nhất: Tăng tiền lương có hiệu lực hồi tố

Đây là trường hợp doanh nghiệp ban hành quyết định điều chỉnh tăng tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc, trong đó mức lương mới được áp dụng cho cả khoảng thời gian trước ngày ban hành quyết định.

Theo điểm a khoản 1 Điều 8 Nghị định 158/2025/NĐ-CP, trường hợp điều chỉnh tăng tiền lương làm tăng tiền lương đóng BHXH và có thời gian áp dụng hồi tố thuộc diện truy thu, truy đóng BHXH bắt buộc.

Ví dụ minh họa:

Tháng 7/2026, doanh nghiệp rà soát hồ sơ và xác định mức lương mới của người lao động được áp dụng từ tháng 4/2026. Mức lương làm căn cứ đóng BHXH tăng từ 10 triệu đồng/tháng lên 12 triệu đồng/tháng.

Phần chênh lệch tiền lương làm căn cứ đóng BHXH là:

12.000.000 − 10.000.000 = 2.000.000 đồng/tháng.

Doanh nghiệp cần xác định số tháng phải truy đóng và tính số tiền BHXH bổ sung trên phần chênh lệch thuộc diện đóng, theo tỷ lệ đóng áp dụng cho từng đối tượng và từng quỹ bảo hiểm.

Hồ sơ cần lưu gồm quyết định điều chỉnh lương, phụ lục hợp đồng lao động hoặc tài liệu liên quan, bảng lương, hồ sơ xác định tiền lương làm căn cứ đóng và chứng từ thực hiện truy đóng.

Lưu ý: Doanh nghiệp cần theo dõi thời hạn truy đóng theo Điều 8 Nghị định 158/2025/NĐ-CP. Nếu hết thời hạn luật định mà chưa thực hiện, việc xử lý số tiền chậm đóng được xem xét theo Luật BHXH hiện hành.

2. Trường hợp thứ hai: Người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài được gia hạn hợp đồng hoặc ký hợp đồng mới

Trường hợp người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng được gia hạn hoặc ký hợp đồng lao động mới ngay tại nước tiếp nhận lao động thuộc diện truy đóng theo quy định khi người lao động trở về nước.

Căn cứ điểm b khoản 1 Điều 8 Nghị định 158/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp cần xác định thời gian thuộc diện truy đóng, tiền lương làm căn cứ đóng và số tiền BHXH phải đóng theo quy định.

Ví dụ minh họa:

Một người lao động Việt Nam được doanh nghiệp đưa đi làm việc ở nước ngoài. Trong thời gian làm việc, người lao động được gia hạn hợp đồng ngay tại nước tiếp nhận. Khi trở về nước, doanh nghiệp rà soát quá trình tham gia BHXH và xác định nghĩa vụ truy đóng theo quy định.

Kế toán cần kiểm tra hợp đồng đi làm việc ở nước ngoài, tài liệu gia hạn hoặc hợp đồng mới, thời gian làm việc thực tế, hồ sơ tham gia BHXH và chứng từ liên quan.

Số tiền truy đóng được xác định theo số tiền BHXH phải đóng theo quy định. Nếu quá thời hạn truy đóng luật định, doanh nghiệp cần xem xét nghĩa vụ liên quan đến chậm đóng theo Luật BHXH.

3. Trường hợp thứ ba: Một số đối tượng đặc thù đóng BHXH sau thời hạn quy định

Theo điểm c khoản 1 Điều 8 Nghị định 158/2025/NĐ-CP, trường hợp thuộc đối tượng quy định tại điểm m và điểm n khoản 1 Điều 2 Luật BHXH năm 2024 nhưng đóng sau thời hạn đóng BHXH chậm nhất theo quy định cũng thuộc diện truy thu, truy đóng.

Đây là nhóm đối tượng cần được xác định đúng theo quy định pháp luật, không nên hiểu chung rằng mọi chủ doanh nghiệp, người quản lý hoặc cá nhân không hưởng lương đều thuộc cùng một trường hợp.

Đối với các đối tượng thuộc phạm vi quy định nêu trên, kế toán cần kiểm tra tư cách tham gia BHXH bắt buộc, thời điểm phát sinh nghĩa vụ, thời hạn đóng và số tiền phải đóng.

Ví dụ minh họa:

Một cá nhân thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc theo quy định nhưng chưa thực hiện đóng đúng thời hạn. Khi rà soát, cơ quan có thẩm quyền xác định cá nhân phải hoàn thành khoản BHXH còn thiếu và các khoản liên quan đến chậm đóng theo quy định.

Kế toán cần đối chiếu hồ sơ đăng ký tham gia BHXH, thời gian phải đóng, mức thu nhập hoặc căn cứ đóng áp dụng cho đối tượng và chứng từ thanh toán.

Đặc biệt, đối với trường hợp thuộc điểm c khoản 1 Điều 8, khoản 2 Điều 8 Nghị định 158/2025/NĐ-CP quy định việc tính số tiền truy thu, truy đóng bao gồm số tiền BHXH phải đóng và khoản tính theo mức 0,03%/ngày trên số tiền phải đóng cùng số ngày đóng sau thời hạn luật định. Cần xác định chính xác thời hạn và số ngày chậm đóng của từng trường hợp trước khi tính.

4. Cách tính số tiền truy đóng BHXH bắt buộc

Tùy từng trường hợp, số tiền truy đóng được xác định khác nhau theo Điều 8 Nghị định 158/2025/NĐ-CP.

Ví dụ tính truy đóng do tăng lương hồi tố

Giả sử mức lương làm căn cứ đóng BHXH tăng từ 10 triệu đồng lên 12 triệu đồng/tháng, có hiệu lực từ tháng 4/2026.

• Mức tăng tiền lương làm căn cứ đóng: 2.000.000 đồng/tháng.

• Thời gian cần truy đóng: 3 tháng, từ tháng 4 đến tháng 6/2026.

• Tổng phần tiền lương tăng làm căn cứ tính đóng: 2.000.000 × 3 = 6.000.000 đồng.

Số tiền BHXH truy đóng được xác định bằng cách áp dụng tỷ lệ đóng tương ứng trên phần tiền lương tăng thuộc diện đóng, sau khi kiểm tra đầy đủ các căn cứ pháp lý liên quan.

Lưu ý: Không lấy tổng phần tiền lương tăng 6 triệu đồng làm số tiền BHXH phải nộp. Đây chỉ là căn cứ tiền lương tăng thêm để tính khoản đóng bổ sung.

Ví dụ tính khoản bổ sung 0,03%/ngày

Đối với trường hợp thuộc điểm c khoản 1 Điều 8 Nghị định 158/2025/NĐ-CP, giả sử số tiền BHXH phải đóng là 10.000.000 đồng và số ngày đóng sau thời hạn luật định là 30 ngày.

Khoản bổ sung minh họa:

10.000.000 × 0,03% × 30 = 90.000 đồng.

Tổng số tiền phải nộp theo ví dụ là 10.090.000 đồng, chưa tính các khoản khác nếu có căn cứ áp dụng.

Đây là ví dụ tính toán đơn giản; khi thực hiện thực tế, kế toán phải xác định chính xác số tiền phải đóng, số ngày chậm đóng và quy định áp dụng cho từng trường hợp.

5. Kế toán cần lưu ý gì khi thực hiện truy đóng BHXH?

Để hạn chế sai sót trong quá trình rà soát và thực hiện nghĩa vụ BHXH, doanh nghiệp cần chú ý:

• Kiểm tra đúng đối tượng: Xác định người lao động hoặc cá nhân có thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc hay không.

• Xác định đúng thời gian: Đối chiếu quyết định điều chỉnh lương, thời gian làm việc ở nước ngoài hoặc thời điểm phát sinh nghĩa vụ đóng.

• Tính đúng số tiền: Phân biệt tiền BHXH phải đóng bổ sung với khoản phát sinh do chậm đóng.

• Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ: Lưu quyết định điều chỉnh lương, hợp đồng lao động, hồ sơ tham gia BHXH và chứng từ liên quan.

• Theo dõi thời hạn thực hiện: Tránh để phát sinh thêm nghĩa vụ tài chính do chậm đóng hoặc chậm truy đóng.

Đặc biệt, theo Điều 8 Nghị định 158/2025/NĐ-CP, đối với trường hợp tăng lương hồi tố và người lao động đi làm việc ở nước ngoài thuộc diện truy đóng, nếu đến hết ngày cuối cùng của tháng tiếp theo sau tháng có quyết định điều chỉnh tăng lương hoặc tháng người lao động về nước mà chưa thực hiện truy đóng, việc xử lý tiếp theo được thực hiện theo quy định của Luật BHXH.

Kết luận

Truy thu, truy đóng BHXH bắt buộc là nghiệp vụ đòi hỏi kế toán xác định đúng đối tượng, thời gian, căn cứ tiền lương và nghĩa vụ tài chính phát sinh. Việc phân biệt rõ ba trường hợp theo Nghị định 158/2025/NĐ-CP giúp doanh nghiệp chủ động rà soát hồ sơ, tính toán số tiền phải đóng và thực hiện đúng thời hạn.

Doanh nghiệp nên thường xuyên đối chiếu hồ sơ lao động với dữ liệu tham gia BHXH để kịp thời phát hiện chênh lệch và xử lý theo quy định hiện hành.

Mai Đỏ – Đồng hành cùng doanh nghiệp trong công tác kế toán, bảo hiểm và tuân thủ pháp luật.