DOANH NGHIỆP CẦN LÀM GÌ ĐỂ HẠN CHẾ RỦI RO KHI QUYẾT TOÁN THUẾ?

Quyết toán thuế là một trong những công việc quan trọng mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý vào cuối kỳ tính thuế. Không chỉ đơn thuần là nộp tờ khai, doanh nghiệp cần đối chiếu giữa sổ kế toán, báo cáo tài chính, hóa đơn, chứng từ và các hồ sơ liên quan để bảo đảm số liệu kê khai có cơ sở và thống nhất.

Nếu việc rà soát chỉ được thực hiện khi đã đến thời điểm quyết toán hoặc khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc bổ sung hồ sơ, xác định nguyên nhân chênh lệch và chứng minh tính phù hợp của các khoản doanh thu, chi phí.

Vậy doanh nghiệp nên chuẩn bị những gì để chủ động hơn trong quá trình quyết toán thuế?

1. Đối chiếu doanh thu giữa hóa đơn, sổ kế toán và tờ khai thuế

Doanh thu là một trong những nội dung cần được kiểm tra đầu tiên.

Doanh nghiệp nên thực hiện đối chiếu:

• Doanh thu trên hóa đơn điện tử.

• Doanh thu được ghi nhận trên sổ kế toán.

• Doanh thu đã kê khai thuế theo từng kỳ.

• Doanh thu thể hiện trên báo cáo tài chính.

• Các khoản giảm trừ doanh thu, hàng bán bị trả lại, chiết khấu hoặc điều chỉnh nếu có.

Mục đích của việc đối chiếu là phát hiện sớm những trường hợp số liệu giữa các hệ thống không thống nhất.

Đặc biệt, doanh nghiệp cần kiểm tra các hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế, hóa đơn có sai sót và những giao dịch phát sinh vào thời điểm cuối kỳ. Đây là những nội dung dễ dẫn đến chênh lệch nếu kế toán không kiểm tra và hạch toán đúng thời điểm.

Theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, doanh thu để tính thu nhập chịu thuế về nguyên tắc bao gồm toàn bộ tiền bán hàng, tiền gia công, tiền cung ứng dịch vụ và các khoản liên quan theo quy định, không phụ thuộc vào việc doanh nghiệp đã thu được tiền hay chưa. Vì vậy, việc xác định và ghi nhận doanh thu cần được thực hiện phù hợp với bản chất giao dịch và quy định về thuế, kế toán.

2. Rà soát chi phí và điều kiện để được tính vào chi phí được trừ

Không phải mọi khoản chi phát sinh trong hoạt động kinh doanh đều mặc nhiên được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Doanh nghiệp cần kiểm tra từng khoản chi dựa trên các yếu tố như:

Khoản chi có thực tế phát sinh hay không?

Chi phí phải phản ánh giao dịch thực tế và liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc thuộc trường hợp được pháp luật thuế quy định.

Hồ sơ, chứng từ có đầy đủ không?

Tùy từng khoản chi, doanh nghiệp cần có hóa đơn, hợp đồng, biên bản nghiệm thu, phiếu nhập – xuất, bảng lương, chứng từ thanh toán và các hồ sơ liên quan để chứng minh giao dịch.

Phương thức thanh toán có đáp ứng quy định không?

Đối với những khoản chi thuộc trường hợp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ phương thức thanh toán và hồ sơ kèm theo.

Đặc biệt, không nên chỉ kiểm tra xem “có hóa đơn hay chưa”, mà cần xem xét toàn bộ bộ hồ sơ của giao dịch. Một hóa đơn hợp lệ không phải lúc nào cũng đủ để chứng minh toàn bộ tính phù hợp của một khoản chi.

3. Kiểm tra các khoản chi phí dễ phát sinh sai sót

Một số nhóm chi phí cần được rà soát kỹ trước khi lập hồ sơ quyết toán, chẳng hạn:

• Chi phí tiền lương, tiền công và các khoản liên quan đến người lao động.

• Chi phí mua hàng hóa, nguyên vật liệu.

• Chi phí dịch vụ thuê ngoài.

• Chi phí khấu hao tài sản cố định.

• Chi phí công cụ, dụng cụ và phân bổ.

• Chi phí lãi vay.

• Chi phí tiếp khách, công tác phí và các khoản phục vụ hoạt động kinh doanh.

• Các khoản trích trước, dự phòng và khoản chi có tính chất đặc thù.

• Các khoản chi có giá trị lớn hoặc phát sinh bất thường trong năm.

Với từng nhóm chi phí, doanh nghiệp cần kiểm tra cả tính chất khoản chi, thời điểm ghi nhận, chứng từ và điều kiện thuế thay vì áp dụng một cách kiểm tra giống nhau cho tất cả các khoản.

4. Kiểm tra công nợ phải thu, phải trả và các khoản tạm ứng

Cuối kỳ, doanh nghiệp nên đối chiếu công nợ với khách hàng, nhà cung cấp và các đối tượng liên quan.

Cần đặc biệt lưu ý:

• Công nợ đã phát sinh nhưng chưa có đầy đủ hồ sơ.

• Các khoản phải thu, phải trả tồn đọng trong thời gian dài.

• Khoản tạm ứng chưa hoàn ứng.

• Khoản trả trước cho người bán.

• Các khoản công nợ có số dư bất thường.

• Công nợ đã thanh toán nhưng trên sổ sách vẫn còn số dư.

• Các khoản công nợ cần đối chiếu với hợp đồng, biên bản đối chiếu hoặc chứng từ thanh toán.

Việc rà soát công nợ không chỉ giúp báo cáo tài chính phản ánh đúng số liệu mà còn giúp doanh nghiệp phát hiện những giao dịch chưa được hạch toán hoặc hạch toán chưa đầy đủ.

5. Đối chiếu tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và các khoản thanh toán

Số dư tiền mặt trên sổ kế toán cần được kiểm tra với tình hình thực tế; số dư tiền gửi cần được đối chiếu với sao kê ngân hàng.

Doanh nghiệp nên rà soát:

• Số dư tài khoản ngân hàng.

• Các khoản tiền chuyển đi, chuyển đến chưa được hạch toán.

• Phí ngân hàng, lãi tiền gửi.

• Các khoản thanh toán cho nhà cung cấp.

• Các khoản khách hàng chuyển tiền.

• Những giao dịch có nội dung chuyển tiền không rõ ràng.

• Các khoản thanh toán liên quan đến điều kiện khấu trừ thuế hoặc tính chi phí theo quy định.

Đây là bước quan trọng để bảo đảm số liệu trên sổ kế toán không bị chênh lệch với chứng từ ngân hàng.

6. Rà soát tài sản cố định và chi phí khấu hao

Đối với doanh nghiệp có tài sản cố định, cần kiểm tra danh sách tài sản đang quản lý và đối chiếu với hồ sơ thực tế.

Các nội dung nên rà soát gồm:

• Hồ sơ mua sắm, bàn giao tài sản.

• Nguyên giá tài sản.

• Thời điểm bắt đầu trích khấu hao.

• Thời gian và phương pháp khấu hao.

• Tình trạng sử dụng thực tế của tài sản.

• Tài sản đã thanh lý, nhượng bán nhưng chưa giảm trên sổ kế toán.

• Chi phí sửa chữa, nâng cấp tài sản.

Đặc biệt, cần phân biệt giữa chi phí sửa chữa và khoản chi làm tăng nguyên giá hoặc phải phân bổ theo quy định, tránh việc hạch toán không đúng bản chất giao dịch.

7. Kiểm tra tiền lương và thuế thu nhập cá nhân

Nếu doanh nghiệp có người lao động, hồ sơ tiền lương cũng cần được rà soát đồng bộ với hồ sơ thuế TNCN.

Doanh nghiệp nên kiểm tra:

• Hợp đồng lao động.

• Bảng chấm công.

• Bảng tính và thanh toán tiền lương.

• Các khoản phụ cấp, thưởng và khoản chi khác cho người lao động.

• Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc nếu có.

• Số liệu thu nhập đã kê khai thuế TNCN.

• Số thuế TNCN đã khấu trừ và đã nộp.

Số liệu về tiền lương trên sổ kế toán, hồ sơ nhân sự và hồ sơ thuế cần có sự thống nhất, đồng thời phải phù hợp với thực tế phát sinh.

8. Kiểm tra tình hình kê khai và nộp thuế trong năm

Trước khi lập quyết toán, doanh nghiệp nên tổng hợp toàn bộ các khoản thuế đã kê khai và đã nộp trong năm để đối chiếu với số liệu kế toán.

Có thể rà soát các nhóm nghĩa vụ thuế phát sinh tùy theo hoạt động của doanh nghiệp như:

• Thuế giá trị gia tăng.

• Thuế thu nhập doanh nghiệp.

• Thuế thu nhập cá nhân.

• Thuế nhà thầu nếu có phát sinh.

• Các loại thuế, phí và nghĩa vụ tài chính khác theo từng trường hợp.

Đối với thuế TNDN, doanh nghiệp cần đối chiếu số thuế đã tạm nộp trong năm với số thuế phải nộp theo quyết toán để xác định số còn phải nộp hoặc số nộp thừa theo quy định.

9. Kiểm tra các khoản lỗ được chuyển và ưu đãi thuế

Nếu doanh nghiệp có số lỗ được chuyển từ các năm trước hoặc đang được hưởng ưu đãi thuế TNDN, đây là nội dung cần kiểm tra riêng.

Doanh nghiệp cần xác định:

• Số lỗ còn được chuyển.

• Năm phát sinh lỗ.

• Số lỗ đã chuyển trong các kỳ trước.

• Số lỗ còn được chuyển sang kỳ tiếp theo.

• Căn cứ và điều kiện hưởng ưu đãi thuế nếu có.

Khi lập hồ sơ quyết toán, các phụ lục liên quan chỉ được sử dụng tùy theo tình hình thực tế phát sinh của doanh nghiệp.

10. Rà soát giao dịch liên kết nếu doanh nghiệp thuộc trường hợp phải kê khai

Đối với doanh nghiệp có phát sinh giao dịch liên kết, cần kiểm tra nghĩa vụ kê khai và hồ sơ liên quan theo quy định về quản lý thuế đối với doanh nghiệp có giao dịch liên kết.

Đây là nội dung không nên bỏ qua, bởi việc xác định quan hệ liên kết và giao dịch liên kết cần được thực hiện dựa trên tiêu chí pháp luật quy định, không chỉ dựa vào tên gọi của doanh nghiệp hoặc hợp đồng.

Doanh nghiệp thuộc trường hợp áp dụng quy định về giao dịch liên kết cần rà soát riêng hồ sơ và nghĩa vụ kê khai tương ứng.

11. Đối chiếu báo cáo tài chính với hồ sơ quyết toán thuế

Đây là bước quan trọng trước khi hoàn thiện hồ sơ.

Đối với quyết toán thuế TNDN theo phương pháp doanh thu – chi phí, hồ sơ quyết toán có tờ khai quyết toán thuế TNDN và báo cáo tài chính năm, cùng các phụ lục liên quan tùy trường hợp phát sinh.

Do đó, doanh nghiệp cần kiểm tra sự thống nhất giữa:

Sổ kế toán → Báo cáo tài chính → Tờ khai thuế → Hóa đơn, chứng từ → Hồ sơ giao dịch thực tế.

Nếu có chênh lệch, cần xác định nguyên nhân và xử lý trước khi nộp hồ sơ, thay vì chỉ điều chỉnh một con số trên tờ khai mà không kiểm tra lại nguồn dữ liệu.

12. Chuẩn bị hồ sơ giải trình và lưu trữ chứng từ

Không phải toàn bộ hóa đơn, hợp đồng và chứng từ đều được gửi kèm ngay khi doanh nghiệp nộp hồ sơ quyết toán thuế.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần tổ chức lưu trữ đầy đủ hồ sơ kế toán, hóa đơn, chứng từ và tài liệu chứng minh cho các giao dịch đã phát sinh để có thể cung cấp, giải trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

Một bộ hồ sơ nên được sắp xếp khoa học theo từng nhóm như:

• Hồ sơ pháp lý doanh nghiệp.

• Hợp đồng kinh tế.

• Hóa đơn đầu vào, đầu ra.

• Chứng từ ngân hàng.

• Hồ sơ tiền lương.

• Hồ sơ tài sản cố định.

• Hồ sơ công nợ.

• Hồ sơ nhập – xuất hàng hóa.

• Hồ sơ các khoản chi phí.

• Hồ sơ thuế.

• Báo cáo tài chính và sổ kế toán.

• Hồ sơ giao dịch liên kết hoặc ưu đãi thuế nếu có.

Việc lưu trữ khoa học sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra lại số liệu và rút ngắn thời gian chuẩn bị khi cần giải trình.

THỜI HẠN QUYẾT TOÁN THUẾ DOANH NGHIỆP CẦN LƯU Ý

Đối với quyết toán thuế TNDN năm, thời hạn nộp hồ sơ quyết toán được xác định theo quy định của pháp luật quản lý thuế. Với doanh nghiệp áp dụng năm dương lịch, hồ sơ quyết toán thuế TNDN năm được nộp chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng thứ ba kể từ ngày kết thúc năm dương lịch, tức thông thường là ngày 31/3 của năm tiếp theo.

Trường hợp doanh nghiệp áp dụng năm tài chính khác năm dương lịch, thời hạn được xác định theo ngày kết thúc năm tài chính.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần lưu ý thời hạn đối với quyết toán thuế TNCN và các nghĩa vụ khai thuế khác nếu thuộc đối tượng phải thực hiện.

Không nên đợi đến sát hạn mới bắt đầu kiểm tra sổ sách, bởi việc rà soát có thể phát sinh nhiều vấn đề cần thời gian để bổ sung hồ sơ và xử lý.

KẾT LUẬN

Quyết toán thuế không nên được xem là công việc chỉ thực hiện vào cuối năm. Một hệ thống kế toán được kiểm tra thường xuyên sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc kiểm soát doanh thu, chi phí, công nợ, thuế và chứng từ.

Doanh nghiệp nên thực hiện rà soát theo từng tháng hoặc từng quý, đặc biệt đối với những giao dịch có giá trị lớn, giao dịch bất thường hoặc các khoản chi có yêu cầu hồ sơ phức tạp.

Kế toán Mai Đỏ đồng hành cùng doanh nghiệp trong công tác kế toán, kê khai và quyết toán thuế, hỗ trợ rà soát số liệu và hồ sơ theo tình hình thực tế của từng doanh nghiệp.

Lưu ý: Nội dung bài viết mang tính chất cung cấp thông tin tham khảo. Chính sách thuế và quy định về hồ sơ, biểu mẫu có thể được sửa đổi, bổ sung theo từng thời kỳ. Doanh nghiệp nên đối chiếu quy định hiện hành tại thời điểm thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc trao đổi với đơn vị chuyên môn đối với trường hợp cụ thể.