Khám sức khỏe định kỳ cho người lao động năm 2026: Quy định, hồ sơ và chi phí kế toán cần biết

Khám sức khỏe định kỳ cho người lao động không chỉ là hoạt động chăm sóc sức khỏe mà còn là nghĩa vụ doanh nghiệp cần thực hiện theo quy định pháp luật về an toàn, vệ sinh lao động.

Trong năm 2026, bộ phận kế toán và nhân sự cần chủ động rà soát danh sách lao động thuộc diện khám sức khỏe, xác định chu kỳ khám, chuẩn bị hồ sơ và kiểm tra chứng từ chi phí. Việc thực hiện đầy đủ giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi người lao động, quản lý chi phí và hạn chế rủi ro khi cơ quan có thẩm quyền kiểm tra.

1. Những ai cần được khám sức khỏe định kỳ?

Theo Điều 21 Luật An toàn, vệ sinh lao động năm 2015, người sử dụng lao động có trách nhiệm tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho người lao động thuộc phạm vi quy định.

Các nhóm cần được doanh nghiệp rà soát bao gồm:

• Người lao động đang làm việc tại doanh nghiệp: Bao gồm cả nhân viên văn phòng và người lao động trực tiếp sản xuất.

• Người làm công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm: Cần được áp dụng chế độ khám theo chu kỳ luật định.

• Người lao động chưa thành niên, người lao động cao tuổi và người lao động khuyết tật: Thuộc các nhóm được quy định về tần suất khám sức khỏe đặc thù.

• Lao động nữ: Khi khám sức khỏe định kỳ theo quy định, phải được khám chuyên khoa phụ sản.

• Người lao động làm việc trong môi trường có nguy cơ gây bệnh nghề nghiệp: Cần được khám phát hiện bệnh nghề nghiệp theo quy định áp dụng.

Doanh nghiệp không nên mặc định chỉ người lao động đã làm việc đủ 12 tháng mới cần được khám sức khỏe. Bộ phận nhân sự cần xác định đúng đối tượng và nghĩa vụ khám dựa trên quy định pháp luật, tình trạng làm việc thực tế và tính chất công việc.

2. Khám sức khỏe định kỳ bao lâu một lần?

Theo khoản 1 Điều 21 Luật An toàn, vệ sinh lao động năm 2015, tần suất khám sức khỏe định kỳ được xác định như sau:

Doanh nghiệp cần lưu ý rằng tần suất khám sức khỏe định kỳ và khám phát hiện bệnh nghề nghiệp là những nghĩa vụ có phạm vi áp dụng khác nhau. Người làm việc trong môi trường tiếp xúc với yếu tố có nguy cơ gây bệnh nghề nghiệp cần được xem xét thực hiện khám phát hiện bệnh nghề nghiệp theo quy định chuyên ngành.

Để tránh bỏ sót lịch khám, kế toán và nhân sự nên lập danh sách theo dõi ngày khám gần nhất của từng người lao động, phân nhóm theo tính chất công việc và chủ động xây dựng kế hoạch cho kỳ tiếp theo.

3. Từ ngày 15/08/2026: Lưu ý mẫu hồ sơ khám sức khỏe

Thông tư 25/2026/TT-BYT được ban hành ngày 30/06/2026 và có hiệu lực từ ngày 15/08/2026, sửa đổi, bổ sung một số quy định về khám bệnh, chữa bệnh và hồ sơ khám sức khỏe.

Theo nội dung sửa đổi liên quan đến hồ sơ khám sức khỏe tại Thông tư 32/2023/TT-BYT, doanh nghiệp và cơ sở khám chữa bệnh cần rà soát mẫu hồ sơ tương ứng với độ tuổi người được khám.

Trong đó:

• Mẫu số 02: Áp dụng cho người từ đủ 06 tuổi đến dưới 18 tuổi.

• Mẫu số 03: Áp dụng cho người từ đủ 18 tuổi trở lên.

Các mẫu trên là mẫu hồ sơ khám sức khỏe theo quy định tương ứng, không nên hiểu rằng mọi hoạt động khám sức khỏe định kỳ của người lao động đều chỉ cần một mẫu duy nhất. Hồ sơ sử dụng cần phù hợp với đối tượng, mục đích khám và hướng dẫn chuyên môn đang có hiệu lực.

Doanh nghiệp cần phân biệt rõ khám sức khỏe định kỳ cho người lao động với khám sức khỏe phục vụ tuyển dụng, đi học hoặc các mục đích khác. Nội dung khám và danh mục cận lâm sàng phải phù hợp với mục đích khám, đối tượng và chỉ định chuyên môn.

4. Doanh nghiệp cần chuẩn bị những hồ sơ gì?

Để quản lý tốt hoạt động khám sức khỏe định kỳ, bộ phận kế toán và nhân sự nên phối hợp chuẩn bị các hồ sơ sau:

Thứ nhất, hồ sơ kế hoạch khám sức khỏe

• Kế hoạch tổ chức khám sức khỏe định kỳ.

• Danh sách người lao động thuộc diện khám.

• Danh sách phân nhóm theo tính chất công việc và chu kỳ khám.

• Lịch khám, danh sách người vắng mặt và kế hoạch khám bổ sung nếu có.

Thứ hai, hồ sơ lựa chọn cơ sở khám

• Hợp đồng dịch vụ khám sức khỏe hoặc hồ sơ đặt dịch vụ.

• Báo giá, dự toán chi phí.

• Hồ sơ chứng minh cơ sở khám đáp ứng điều kiện chuyên môn theo quy định áp dụng.

Thứ ba, hồ sơ kết quả khám

• Phiếu khám sức khỏe và kết quả khám tương ứng.

• Kết luận chuyên môn theo quy định.

• Hồ sơ khám phát hiện bệnh nghề nghiệp nếu thuộc trường hợp phải thực hiện.

• Tài liệu xác nhận việc thực hiện khám theo yêu cầu pháp luật.

Thứ tư, hồ sơ thanh toán và kế toán

• Hóa đơn hợp pháp.

• Hợp đồng, biên bản nghiệm thu hoặc tài liệu xác nhận dịch vụ đã hoàn thành.

• Chứng từ thanh toán.

• Danh sách người lao động được khám và tài liệu chứng minh mục đích chi.

Sau khi hoàn thành việc khám, doanh nghiệp cần thông báo kết quả cho người lao động theo quy định, bố trí công việc phù hợp khi cần thiết và lưu trữ hồ sơ theo yêu cầu pháp luật.

5. Chi phí khám sức khỏe hạch toán thế nào?

Chi phí khám sức khỏe cho người lao động cần được xem xét dựa trên bản chất khoản chi, mục đích phục vụ hoạt động doanh nghiệp, hồ sơ thực tế và điều kiện thuế áp dụng.

Đối với khoản chi khám sức khỏe thuộc trách nhiệm của doanh nghiệp, kế toán cần lưu giữ đầy đủ hợp đồng hoặc hồ sơ đặt dịch vụ, hóa đơn hợp pháp, danh sách người lao động được khám và chứng từ thanh toán.

Hạch toán kế toán

Tùy vào chế độ kế toán doanh nghiệp áp dụng và bản chất khoản chi, kế toán có thể xem xét ghi nhận chi phí phù hợp với bộ phận sử dụng lao động.

Ví dụ, khi nhận hóa đơn dịch vụ khám sức khỏe và xác định khoản chi đủ điều kiện ghi nhận:

• Nợ TK 642, 627, 641 hoặc tài khoản chi phí phù hợp.

• Nợ TK 133 nếu thuế GTGT đầu vào đủ điều kiện khấu trừ.

• Có TK 331 hoặc tài khoản thanh toán phù hợp.

Khi thanh toán cho cơ sở khám sức khỏe:

• Nợ TK 331 hoặc tài khoản công nợ tương ứng.

• Có TK 111 hoặc TK 112.

Bút toán cụ thể cần căn cứ vào chế độ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng, hồ sơ thực tế và quy định về thuế GTGT hiện hành.

Chi phí khám sức khỏe có được trừ khi tính thuế TNDN không?

Để xem xét tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp cần kiểm tra các điều kiện theo pháp luật thuế hiện hành, bao gồm tính thực tế của khoản chi, mối liên hệ với hoạt động doanh nghiệp, hóa đơn chứng từ và điều kiện thanh toán nếu thuộc trường hợp bắt buộc.

Kế toán không nên mặc định mọi khoản chi liên quan đến sức khỏe người lao động đều được xử lý thuế giống nhau. Các khoản phúc lợi bổ sung, khoản hoàn trả cho người lao động hoặc chi phí khám tự nguyện cần được xem xét riêng theo bản chất và căn cứ pháp lý tương ứng.

Đặc biệt, đối với giao dịch thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp cần kiểm tra ngưỡng và điều kiện áp dụng tại thời điểm phát sinh giao dịch, bao gồm quy định về cộng gộp các lần mua hàng hóa, dịch vụ trong ngày nếu thuộc trường hợp phải áp dụng.

6. Doanh nghiệp không tổ chức khám sức khỏe có thể bị xử phạt không?

Có. Việc không tổ chức khám sức khỏe định kỳ hoặc không thực hiện các nghĩa vụ khám phát hiện bệnh nghề nghiệp theo quy định có thể dẫn đến xử phạt hành chính.

Mức xử phạt cụ thể phụ thuộc vào hành vi vi phạm, đối tượng vi phạm, số lượng người lao động bị ảnh hưởng và quy định pháp luật áp dụng tại thời điểm xử lý.

Ngoài tiền phạt, doanh nghiệp có thể phải thực hiện biện pháp khắc phục hậu quả theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.

Vì vậy, doanh nghiệp không nên chờ đến khi có đoàn kiểm tra mới bắt đầu rà soát hồ sơ. Việc xây dựng kế hoạch khám, theo dõi thời hạn, lưu trữ kết quả và kiểm tra chứng từ nên được thực hiện thường xuyên.

7. Checklist kế toán – nhân sự cần thực hiện trong năm 2026

Để chủ động tuân thủ quy định, doanh nghiệp có thể sử dụng danh sách kiểm tra sau:

• Rà soát danh sách người lao động thuộc diện khám sức khỏe.

• Phân nhóm người lao động theo tính chất công việc và chu kỳ khám.

• Kiểm tra ngày khám gần nhất và xác định lịch khám tiếp theo.

• Lựa chọn cơ sở khám đáp ứng điều kiện chuyên môn.

• Lập kế hoạch khám và dự trù ngân sách.

• Theo dõi người đã khám, người vắng mặt và lịch khám bổ sung.

• Thu thập kết quả khám, hóa đơn và chứng từ thanh toán.

• Rà soát mẫu hồ sơ khám sức khỏe theo quy định hiện hành.

• Lưu trữ hồ sơ và theo dõi việc thực hiện các kiến nghị sau khám.

• Kiểm tra căn cứ pháp lý, nghĩa vụ và mức xử phạt có liên quan.

Kết luận

Khám sức khỏe định kỳ cho người lao động là nghĩa vụ quan trọng trong công tác quản lý nhân sự và an toàn, vệ sinh lao động. Doanh nghiệp cần xác định đúng đối tượng, thực hiện đúng tần suất, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và xử lý chi phí theo quy định kế toán, thuế hiện hành.

Việc phối hợp chặt chẽ giữa kế toán, nhân sự và người sử dụng lao động sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quản lý chi phí, bảo vệ sức khỏe người lao động và hạn chế rủi ro khi thanh tra, kiểm tra.

Mai Đỏ – Đồng hành cùng doanh nghiệp.