5 bước kiểm tra sổ sách kế toán trước khi lập báo cáo tài chính năm 2026

Cuối năm là thời điểm kế toán cần rà soát toàn bộ số liệu, chứng từ và nghiệp vụ phát sinh trong kỳ trước khi lập Báo cáo tài chính (BCTC). Chỉ một sai sót nhỏ trong quá trình hạch toán cũng có thể dẫn đến số liệu báo cáo không chính xác, ảnh hưởng đến việc đánh giá tình hình tài chính và nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.

Để hạn chế sai sót, kế toán nên thực hiện kiểm tra sổ sách theo từng nhóm nghiệp vụ, từ số dư đầu kỳ, công nợ, hàng tồn kho đến doanh thu, chi phí và các bút toán kết chuyển cuối năm.

Dưới đây là 5 bước kiểm tra sổ sách kế toán trước khi lập BCTC năm 2026 mà kế toán không nên bỏ qua.

1. Kiểm tra số dư đầu kỳ và các nghiệp vụ phát sinh trong năm

Đây là bước đầu tiên nhằm đảm bảo số liệu kế toán được ghi nhận liên tục, chính xác giữa các kỳ kế toán.

Kế toán cần thực hiện:

• Đối chiếu số dư đầu kỳ: Kiểm tra số dư đầu năm với BCTC và sổ kế toán của năm trước, đảm bảo số liệu được chuyển sang chính xác.

• Kiểm tra bút toán kết chuyển đầu năm: Rà soát các bút toán chuyển số dư, kết chuyển lợi nhuận sau thuế và những khoản mục liên quan.

• Rà soát nghiệp vụ phát sinh: Kiểm tra các nghiệp vụ hạch toán trùng, bỏ sót hoặc sai tài khoản kế toán.

• Đối chiếu sổ cái và sổ chi tiết: Đảm bảo số liệu tổng hợp trên sổ cái khớp với các sổ chi tiết tương ứng.

Việc kiểm tra ngay từ đầu giúp phát hiện sai lệch có thể ảnh hưởng đến toàn bộ số liệu trong năm.

2. Đối chiếu công nợ và tiền

Tiền và công nợ là những khoản mục cần được kiểm tra kỹ vì liên quan trực tiếp đến dòng tiền và khả năng thanh toán của doanh nghiệp.

Kế toán cần tập trung vào các nội dung sau:

Đối với tiền mặt và tiền gửi ngân hàng:

• Đối chiếu số dư tiền mặt trên sổ kế toán với biên bản kiểm kê quỹ thực tế.

• Đối chiếu số dư tiền gửi ngân hàng với sao kê hoặc xác nhận số dư của ngân hàng.

• Kiểm tra các khoản thu, chi chưa được ghi nhận hoặc hạch toán chưa đúng kỳ.

Đối với công nợ phải thu, phải trả:

• Đối chiếu công nợ phải thu, phải trả với từng khách hàng và nhà cung cấp.

• Kiểm tra các khoản tạm ứng chưa hoàn ứng.

• Rà soát công nợ tồn đọng lâu ngày, số dư bất thường và các khoản chưa có biên bản đối chiếu.

• Xác định khả năng thu hồi công nợ và xem xét trích lập dự phòng nếu đáp ứng điều kiện theo quy định.

Kế toán nên lập biên bản đối chiếu công nợ với các đối tác để có căn cứ xác nhận số liệu tại thời điểm cuối kỳ.

3. Kiểm tra hàng tồn kho và tài sản

Hàng tồn kho và tài sản là nhóm khoản mục có thể phát sinh chênh lệch giữa số liệu kế toán và tình hình thực tế. Vì vậy, doanh nghiệp cần kiểm tra cả giá trị ghi sổ lẫn hiện trạng tài sản.

Đối với hàng tồn kho – TK 152, 153, 155, 156:

• Đối chiếu số liệu nhập – xuất – tồn trên sổ kế toán với kết quả kiểm kê thực tế.

• Kiểm tra hàng tồn kho âm, hàng chậm luân chuyển, hàng hư hỏng hoặc giảm giá trị.

• Rà soát việc ghi nhận giá vốn và phương pháp tính giá xuất kho.

• Xác định các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho nếu đủ điều kiện.

Đối với tài sản cố định – TK 211, 214:

• Kiểm tra nguyên giá tài sản cố định và hồ sơ mua sắm, bàn giao.

• Đối chiếu tài sản thực tế với sổ theo dõi tài sản.

• Rà soát việc trích khấu hao, thời gian sử dụng và phương pháp khấu hao.

• Kiểm tra tài sản đã khấu hao hết nhưng vẫn đang sử dụng hoặc tài sản đã thanh lý nhưng chưa ghi giảm.

Đối với chi phí trả trước – TK 242:

• Rà soát các khoản chi phí trả trước còn số dư.

• Kiểm tra thời gian và mức phân bổ chi phí trong kỳ.

• Đảm bảo việc phân bổ phù hợp với thời gian hưởng lợi và bản chất của từng khoản chi phí.

4. Rà soát doanh thu, chi phí và thuế

Đây là bước quan trọng nhằm đảm bảo doanh thu, chi phí và nghĩa vụ thuế được ghi nhận đầy đủ, đúng kỳ và có căn cứ chứng từ hợp lệ.

Đối với doanh thu và giá vốn – TK 511, 632:

• Đối chiếu doanh thu, giá vốn với hóa đơn và hồ sơ giao dịch.

• Kiểm tra thời điểm ghi nhận doanh thu, đảm bảo phù hợp với bản chất nghiệp vụ.

• Rà soát các khoản giảm trừ doanh thu, hàng bán bị trả lại và chiết khấu thương mại nếu có.

Đối với chi phí – TK 641, 642, 627, 154:

• Kiểm tra chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí sản xuất.

• Đối chiếu chi phí với hóa đơn, hợp đồng, chứng từ thanh toán và hồ sơ liên quan.

• Kiểm tra việc tập hợp, phân bổ chi phí và tính giá thành phù hợp với hoạt động thực tế.

• Phân loại các khoản chi phí được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Đối với thuế GTGT và các khoản thuế phải nộp – TK 133, 333:

• Đối chiếu thuế GTGT đầu vào với hóa đơn, chứng từ và tờ khai thuế.

• Kiểm tra thuế GTGT đầu ra đã kê khai và ghi nhận đầy đủ.

• Rà soát số thuế còn phải nộp, đã nộp hoặc còn được khấu trừ.

• Kiểm tra các khoản thuế và nghĩa vụ tài chính khác của doanh nghiệp.

Đối với hóa đơn và chứng từ:

• Rà soát hóa đơn đầu vào, đầu ra và tính hợp pháp của chứng từ.

• Kiểm tra hồ sơ tiền lương, bảo hiểm xã hội và các khoản chi liên quan đến người lao động.

• Đảm bảo chi phí có đầy đủ hồ sơ và đáp ứng điều kiện được trừ khi tính thuế TNDN theo quy định hiện hành.

5. Kiểm tra kết chuyển và lập báo cáo tài chính

Sau khi hoàn thành việc rà soát các tài khoản, kế toán cần kiểm tra các bút toán cuối kỳ trước khi lập BCTC.

Các nội dung cần thực hiện gồm:

Kiểm tra các khoản trích lập và phân bổ:

• Rà soát việc trích khấu hao tài sản cố định.

• Kiểm tra phân bổ chi phí trả trước và các khoản chi phí liên quan.

• Kiểm tra việc ghi nhận đầy đủ các khoản phải trả, chi phí phải trả và nghĩa vụ phát sinh cuối kỳ.

Rà soát bút toán kết chuyển:

• Kiểm tra các bút toán kết chuyển doanh thu, chi phí.

• Xác định kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ.

• Đối chiếu số liệu tài khoản 911 với tài khoản 421 và kiểm tra số liệu lợi nhuận sau thuế.

Kiểm tra tính nhất quán của báo cáo tài chính:

Đảm bảo các báo cáo được lập đầy đủ, số liệu thống nhất với sổ kế toán, bao gồm:

• Bảng cân đối kế toán.

• Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.

• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.

• Bản thuyết minh báo cáo tài chính.

Lưu ý: Tên gọi, biểu mẫu và yêu cầu trình bày báo cáo cần thực hiện theo chế độ kế toán doanh nghiệp mà đơn vị đang áp dụng.

6. Một số lưu ý quan trọng khi lập BCTC năm 2026

Kế toán cần lưu ý rằng việc kiểm tra sổ sách không chỉ dừng lại ở việc đối chiếu số liệu có khớp hay không. Quan trọng hơn, cần đánh giá tính hợp lý của số dư, tính đầy đủ của chứng từ và bản chất của từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Đặc biệt, khi lập BCTC năm 2026, doanh nghiệp cần:

• Rà soát chế độ kế toán đang áp dụng và các quy định có hiệu lực tương ứng với năm tài chính 2026.

• Kiểm tra việc phân loại tài sản, nợ phải trả, doanh thu và chi phí.

• Đảm bảo số liệu trên báo cáo tài chính thống nhất với sổ kế toán và hồ sơ chứng từ.

• Kiểm tra các khoản chênh lệch, số dư bất thường và nghiệp vụ chưa được xử lý trước khi khóa sổ.

Kết luận

Kiểm tra sổ sách trước khi lập báo cáo tài chính là công việc quan trọng giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót kế toán, kiểm soát nghĩa vụ thuế và phản ánh trung thực tình hình tài chính.

Thực hiện đầy đủ 5 bước trên sẽ giúp kế toán chủ động hơn trong quá trình khóa sổ, lập BCTC và chuẩn bị hồ sơ phục vụ công tác kiểm tra, quyết toán thuế.

Mai Đỏ – Đồng hành cùng doanh nghiệp trong công tác kế toán, thuế và quản lý tài chính, giúp doanh nghiệp an tâm vận hành và phát triển bền vững.