8 NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN MUA SẮM VÀ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY DỊCH VỤ
Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp dịch vụ thường phát sinh nhiều khoản chi như mua công cụ dụng cụ, tài sản cố định, văn phòng phẩm, thuê văn phòng, chi phí điện nước, tiếp khách, quảng cáo và công tác phí. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ và hạch toán đúng tài khoản giúp kế toán kiểm soát chi phí, theo dõi số liệu chính xác và hạn chế rủi ro khi quyết toán thuế.
Dưới đây là 8 nghiệp vụ kế toán thường gặp mà kế toán công ty dịch vụ cần nắm vững.
1. Mua công cụ, dụng cụ (CCDC)
Hồ sơ, chứng từ cần lưu:
-
Đề nghị mua hàng, hợp đồng nếu có.
-
Hóa đơn hợp pháp.
-
Phiếu nhập kho (nếu có).
-
Chứng từ thanh toán.
Hạch toán tham khảo:
-
Mua công cụ, dụng cụ nhập kho:
Nợ TK 153,
Nợ TK 133 (nếu đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT);
Có TK 111, 112, 331.
-
Xuất dùng phân bổ nhiều kỳ:
Nợ TK 242;
Có TK 153.
-
Phân bổ định kỳ:
Nợ TK 154, 642 hoặc tài khoản chi phí phù hợp;
Có TK 242.
Lưu ý: Công cụ, dụng cụ sử dụng trực tiếp để cung cấp dịch vụ có thể được tính vào chi phí dịch vụ. Không phải mọi công cụ, dụng cụ đều được hạch toán toàn bộ vào chi phí quản lý ngay khi mua.
2. Mua tài sản cố định (TSCĐ)
Hồ sơ, chứng từ cần lưu:
-
Hợp đồng và hóa đơn mua tài sản.
-
Biên bản bàn giao, nghiệm thu.
-
Hồ sơ ghi tăng tài sản cố định.
-
Chứng từ thanh toán.
Hạch toán tham khảo:
-
Khi ghi tăng tài sản cố định đủ điều kiện ghi nhận:
Nợ TK 211,
Nợ TK 133 (nếu đủ điều kiện khấu trừ);
Có TK 111, 112, 331.
-
Khi trích khấu hao:
Nợ TK 154, 642 hoặc tài khoản chi phí phù hợp;
Có TK 214.
Lưu ý: Cần xác định tài sản có đáp ứng điều kiện ghi nhận TSCĐ hay không, đồng thời theo dõi nguyên giá, thời gian sử dụng và mức khấu hao theo quy định.
3. Mua văn phòng phẩm
Hồ sơ, chứng từ cần lưu:
-
Hóa đơn hợp pháp.
-
Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho nếu có.
-
Chứng từ thanh toán.
Hạch toán tham khảo:
-
Mua văn phòng phẩm sử dụng ngay:
Nợ TK 642 hoặc tài khoản chi phí phù hợp,
Nợ TK 133 nếu đủ điều kiện khấu trừ;
Có TK 111, 112, 331.
-
Mua nhập kho:
Nợ TK 152,
Nợ TK 133 nếu đủ điều kiện khấu trừ;
Có TK 111, 112, 331.
-
Khi xuất dùng:
Nợ TK 642 hoặc tài khoản chi phí phù hợp;
Có TK 152.
Lưu ý: Cần phân biệt văn phòng phẩm sử dụng ngay với vật tư nhập kho để hạch toán đúng kỳ và đúng mục đích sử dụng.
4. Chi tiền thuê văn phòng
Hồ sơ, chứng từ cần lưu:
-
Hợp đồng thuê văn phòng.
-
Biên bản bàn giao mặt bằng nếu có.
-
Hóa đơn hoặc chứng từ hợp pháp theo quy định.
-
Chứng từ thanh toán và hồ sơ liên quan.
Hạch toán tham khảo:
-
Chi phí thuê văn phòng phát sinh trong kỳ:
Nợ TK 642 hoặc tài khoản chi phí phù hợp;
Nợ TK 133 nếu đủ điều kiện khấu trừ;
Có TK 111, 112, 331.
-
Trường hợp trả trước tiền thuê cho nhiều kỳ: xem xét ghi nhận TK 242 và phân bổ dần.
Lưu ý: Với trường hợp thuê văn phòng của cá nhân, kế toán cần kiểm tra hợp đồng, chứng từ thanh toán và hồ sơ liên quan đến nghĩa vụ thuế để xác định chi phí được trừ theo quy định.
5. Thanh toán tiền điện, nước, internet
Hồ sơ, chứng từ cần lưu:
-
Hóa đơn dịch vụ.
-
Hợp đồng dịch vụ nếu có.
-
Chỉ số sử dụng hoặc bảng phân bổ chi phí nếu cần.
-
Chứng từ thanh toán.
Hạch toán tham khảo:
Nợ TK 154 hoặc TK 642 tùy mục đích sử dụng;
Nợ TK 133 nếu đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT;
Có TK 111, 112, 331.
Lưu ý: Chi phí điện, nước, internet phục vụ trực tiếp việc cung cấp dịch vụ cần được xem xét để tính vào giá thành dịch vụ. Không mặc định toàn bộ khoản chi này đều là chi phí quản lý doanh nghiệp.
6. Chi phí tiếp khách
Hồ sơ, chứng từ cần lưu:
-
Hóa đơn hợp pháp.
-
Đề nghị thanh toán và chứng từ chi tiền.
-
Tài liệu thể hiện nội dung, mục đích tiếp khách.
-
Hồ sơ liên quan đến hoạt động kinh doanh nếu có.
Hạch toán tham khảo:
Nợ TK 642 hoặc tài khoản chi phí phù hợp;
Nợ TK 133 nếu đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT;
Có TK 111, 112, 331.
Lưu ý: Khoản chi cần phát sinh thực tế, liên quan đến hoạt động kinh doanh, có chứng từ phù hợp và đáp ứng điều kiện về thuế hiện hành.
7. Chi phí quảng cáo, marketing
Hồ sơ, chứng từ cần lưu:
-
Hợp đồng hoặc đơn đặt hàng dịch vụ.
-
Hóa đơn hợp pháp.
-
Báo cáo kết quả, biên bản nghiệm thu nếu có.
-
Chứng từ thanh toán.
Hạch toán tham khảo:
Nợ TK 641 hoặc TK 642 tùy chức năng, mục đích và chế độ kế toán áp dụng;
Nợ TK 133 nếu đủ điều kiện khấu trừ;
Có TK 111, 112, 331.
Lưu ý: Kế toán cần lưu hồ sơ chứng minh dịch vụ quảng cáo thực tế đã được cung cấp. Với quảng cáo trên nền tảng trực tuyến, cần kiểm tra kỹ chứng từ của nhà cung cấp và nghĩa vụ thuế liên quan.
8. Chi phí công tác
Hồ sơ, chứng từ cần lưu:
-
Quyết định hoặc kế hoạch công tác.
-
Vé máy bay, hóa đơn đi lại, lưu trú và các chứng từ liên quan.
-
Giấy đi đường hoặc tài liệu xác nhận chuyến công tác nếu có.
-
Bảng thanh toán công tác phí và chứng từ thanh toán.
Hạch toán tham khảo:
Nợ TK 154 hoặc TK 642 tùy mục đích công tác;
Nợ TK 133 nếu đủ điều kiện khấu trừ;
Có TK 111, 112, 141, 331 hoặc tài khoản liên quan.
Lưu ý: Nếu nhân viên được tạm ứng tiền công tác, kế toán cần theo dõi TK 141 và thực hiện quyết toán tạm ứng đầy đủ sau chuyến công tác.
Kết luận
Kiểm soát tốt 8 nghiệp vụ mua sắm và chi phí giúp kế toán công ty dịch vụ quản lý chứng từ chặt chẽ, hạch toán đúng bản chất giao dịch và hạn chế sai sót khi kê khai, quyết toán thuế.
Doanh nghiệp nên xây dựng quy trình kiểm tra chứng từ ngay từ khi phát sinh chi phí, đồng thời thường xuyên đối chiếu sổ sách để bảo đảm số liệu kế toán đầy đủ, chính xác và phù hợp với quy định hiện hành.
