Kê khai chủ sở hữu hưởng lợi năm 2026: Doanh nghiệp cần rà soát những gì?

Kê khai chủ sở hữu hưởng lợi là một trong những nội dung doanh nghiệp cần quan tâm khi thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp và cập nhật thông tin pháp lý trong năm 2026. Việc xác định đúng cá nhân sở hữu hoặc có quyền chi phối doanh nghiệp, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và kịp thời thông báo khi có thay đổi sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót trong quá trình thực hiện thủ tục.

Vậy chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp được xác định như thế nào? Kế toán cần chuẩn bị những giấy tờ gì và thực hiện ra sao? Hãy cùng Kế Toán Mai Đỏ tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp là ai?

Theo Điều 17 Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp có tư cách pháp nhân là cá nhân đáp ứng một trong các tiêu chí theo quy định pháp luật. Cụ thể, cá nhân được xác định là chủ sở hữu hưởng lợi nếu thuộc một trong các trường hợp sau:

• Sở hữu trực tiếp hoặc gián tiếp từ 25% vốn điều lệ trở lên hoặc từ 25% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết trở lên của doanh nghiệp.

• Có quyền chi phối việc thông qua các quyết định quan trọng, chẳng hạn như bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm người quản lý chủ chốt, sửa đổi điều lệ, thay đổi cơ cấu tổ chức quản lý, tổ chức lại hoặc giải thể doanh nghiệp.

Đối với hình thức sở hữu gián tiếp, doanh nghiệp cần xem xét tỷ lệ sở hữu của cá nhân thông qua tổ chức khác theo quy định, thay vì chỉ căn cứ vào danh sách thành viên hoặc cổ đông trực tiếp.

Như vậy, việc xác định chủ sở hữu hưởng lợi không chỉ dừng lại ở việc kiểm tra tỷ lệ vốn góp mà còn cần đánh giá quyền kiểm soát thực tế của cá nhân đối với doanh nghiệp.

Lưu ý: Cần phân biệt tiêu chí xác định chủ sở hữu hưởng lợi với các trường hợp phải kê khai, thông báo thông tin theo quy định cụ thể tại Điều 18 Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Doanh nghiệp nên đối chiếu loại hình công ty và cơ cấu sở hữu thực tế trước khi lập hồ sơ.

2. Ví dụ minh họa cách xác định chủ sở hữu hưởng lợi

Giả sử Công ty TNHH Minh Phát có vốn điều lệ 5 tỷ đồng, với cơ cấu vốn góp như sau:

Căn cứ vào tỷ lệ sở hữu trực tiếp, chị Lan và chị Mai đều đạt ngưỡng từ 25% vốn điều lệ trở lên. Do đó, hai cá nhân này thuộc diện cần được xem xét kê khai thông tin chủ sở hữu hưởng lợi theo quy định áp dụng.

Đối với anh Hùng, tỷ lệ sở hữu trực tiếp là 20%, chưa đạt ngưỡng 25%. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần xem xét liệu anh Hùng có sở hữu gián tiếp hoặc có quyền chi phối các quyết định quan trọng của công ty hay không trước khi kết luận.

Ví dụ trên cho thấy kế toán không nên chỉ căn cứ vào tỷ lệ vốn góp để loại trừ một cá nhân khỏi diện xác định chủ sở hữu hưởng lợi. Việc rà soát cần dựa trên cả cơ cấu sở hữu và quyền kiểm soát thực tế.

3. Hồ sơ kê khai chủ sở hữu hưởng lợi cần chuẩn bị

Trước khi thực hiện thủ tục, kế toán nên rà soát hồ sơ pháp lý và thông tin về thành viên, cổ đông để bảo đảm dữ liệu kê khai chính xác, thống nhất.

Các tài liệu cần kiểm tra gồm:

3.1. Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi – Mẫu số 10(theo Thông tư 68/2025/TT-BTC)

Đây là biểu mẫu sử dụng để kê khai danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp theo quy định về đăng ký doanh nghiệp. Kế toán cần đối chiếu thông tin cá nhân, tỷ lệ sở hữu và các dữ liệu liên quan trước khi hoàn thiện biểu mẫu.

3.2. Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp – Mẫu số 12 (theo Thông tư 68/2025/TT-BTC)

Khi cần thông báo thay đổi thông tin chủ sở hữu hưởng lợi hoặc tỷ lệ sở hữu đã kê khai, doanh nghiệp cần chuẩn bị thông báo theo biểu mẫu hiện hành cùng danh sách chủ sở hữu hưởng lợi tương ứng.

3.3. Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục

Trường hợp người nộp hồ sơ không trực tiếp thực hiện với tư cách người có thẩm quyền, doanh nghiệp cần chuẩn bị giấy ủy quyền phù hợp với trường hợp cụ thể và yêu cầu của thủ tục.

Ngoài các biểu mẫu trên, kế toán nên rà soát thêm:

• Danh sách thành viên hoặc cổ đông và tỷ lệ vốn góp, cổ phần.

• Điều lệ công ty và các tài liệu liên quan đến quyền quản lý, quyền biểu quyết.

• Thông tin định danh của cá nhân, quốc tịch, địa chỉ liên lạc và các dữ liệu khác theo yêu cầu của biểu mẫu hiện hành.

• Tài liệu thể hiện cơ cấu sở hữu gián tiếp hoặc quyền chi phối, nếu có.

Thông tin trên cần được đối chiếu với hồ sơ pháp lý thực tế của doanh nghiệp. Không phải mọi trường hợp đều cần nộp toàn bộ các tài liệu nội bộ nêu trên; thành phần hồ sơ chính thức cần căn cứ vào thủ tục cụ thể mà doanh nghiệp thực hiện.

4. Quy trình thực hiện dành cho kế toán

Để hạn chế sai sót khi kê khai chủ sở hữu hưởng lợi, kế toán có thể triển khai theo các bước sau:

Bước 1: Rà soát hồ sơ pháp lý

Kiểm tra danh sách thành viên, cổ đông, tỷ lệ sở hữu vốn, quyền biểu quyết và các tài liệu liên quan đến quyền kiểm soát doanh nghiệp.

Bước 2: Xác định cá nhân thuộc diện kê khai

Đối chiếu tiêu chí sở hữu trực tiếp, sở hữu gián tiếp và quyền chi phối theo quy định pháp luật. Trường hợp cơ cấu sở hữu phức tạp, cần làm rõ mối quan hệ giữa các tổ chức và cá nhân có liên quan.

Bước 3: Chuẩn bị biểu mẫu

Lập danh sách chủ sở hữu hưởng lợi theo Mẫu số 10 và chuẩn bị thông báo theo Mẫu số 12 nếu thuộc trường hợp thay đổi thông tin. Sử dụng biểu mẫu đang có hiệu lực tại thời điểm nộp hồ sơ.

Bước 4: Kiểm tra và nộp hồ sơ

Đối chiếu lần cuối thông tin cá nhân, tỷ lệ sở hữu và các dữ liệu kê khai. Sau đó, thực hiện thủ tục qua hệ thống đăng ký doanh nghiệp hoặc theo phương thức được cơ quan có thẩm quyền hướng dẫn.

Bước 5: Theo dõi kết quả

Theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ, kịp thời bổ sung hoặc điều chỉnh nếu có yêu cầu. Sau khi hoàn tất, doanh nghiệp cần lưu giữ danh sách chủ sở hữu hưởng lợi đã kê khai theo quy định.

5. Khi thông tin chủ sở hữu hưởng lợi thay đổi, kế toán cần làm gì?

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể phát sinh thay đổi thành viên, cổ đông, tỷ lệ sở hữu vốn hoặc quyền kiểm soát. Những thay đổi này có thể ảnh hưởng đến thông tin chủ sở hữu hưởng lợi đã kê khai trước đó.

Khi phát sinh thay đổi, kế toán nên thực hiện các công việc sau:

Thứ nhất, rà soát thông tin thay đổi. Xác định cá nhân có còn đáp ứng tiêu chí chủ sở hữu hưởng lợi hay không, đồng thời kiểm tra tỷ lệ sở hữu mới và các quyền kiểm soát có liên quan.

Thứ hai, đối chiếu hồ sơ pháp lý. Kiểm tra hợp đồng chuyển nhượng vốn, quyết định hoặc biên bản liên quan và các tài liệu chứng minh sự thay đổi, nếu có.

Thứ ba, xác định nghĩa vụ thông báo. Theo Điều 52 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi hoặc tỷ lệ sở hữu đã kê khai thuộc trường hợp quy định. Đối với thông tin cổ đông là tổ chức thuộc diện phải thông báo theo khoản 3 Điều 18, công ty cổ phần cũng cần thực hiện nghĩa vụ cập nhật theo quy định tương ứng.

Thứ tư, lập và nộp hồ sơ cập nhật. Chuẩn bị thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp và danh sách chủ sở hữu hưởng lợi theo biểu mẫu hiện hành, sau đó theo dõi kết quả xử lý.

Kế toán nên chủ động phối hợp với bộ phận pháp lý, ban lãnh đạo và các thành viên, cổ đông để tiếp nhận thông tin kịp thời, tránh bỏ sót thời hạn thực hiện thủ tục.

6. Căn cứ pháp lý về kê khai chủ sở hữu hưởng lợi cần cập nhật trong năm 2026

Khi thực hiện kê khai, doanh nghiệp cần đối chiếu các văn bản pháp luật liên quan, đặc biệt là những văn bản quy định về đăng ký doanh nghiệp và biểu mẫu sử dụng trong hồ sơ.

Các văn bản cần lưu ý gồm:

• Nghị định 168/2025/NĐ-CP: Quy định về đăng ký doanh nghiệp, trong đó có tiêu chí xác định, kê khai và thông báo thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi.

• Nghị định 296/2026/NĐ-CP: Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.

• Thông tư 121/2026/TT-BTC: Sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 68/2025/TT-BTC về biểu mẫu sử dụng trong đăng ký doanh nghiệp và đăng ký hộ kinh doanh.

Kế toán cần sử dụng biểu mẫu và áp dụng quy định đang có hiệu lực tại thời điểm thực hiện thủ tục, đồng thời kiểm tra các nội dung sửa đổi, bổ sung có liên quan để tránh sử dụng biểu mẫu cũ hoặc kê khai thiếu thông tin.

7. Kế Toán Mai Đỏ đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình rà soát hồ sơ pháp lý

Kê khai chủ sở hữu hưởng lợi đòi hỏi doanh nghiệp phải nắm rõ tiêu chí xác định, kiểm tra cơ cấu sở hữu và cập nhật hồ sơ đúng quy định. Nếu chỉ dựa vào danh sách cổ đông hoặc tỷ lệ vốn góp trực tiếp, kế toán có thể bỏ sót những trường hợp cần xem xét thêm về sở hữu gián tiếp và quyền chi phối.

Vì vậy, doanh nghiệp nên chủ động rà soát thông tin định kỳ, xây dựng quy trình cập nhật khi có thay đổi và lưu giữ đầy đủ hồ sơ liên quan.

Kế Toán Mai Đỏ đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc cập nhật quy định, rà soát hồ sơ và hỗ trợ các công việc kế toán, thuế, thủ tục doanh nghiệp phù hợp với nhu cầu thực tế.

Liên hệ Kế Toán Mai Đỏ để được tư vấn về hồ sơ và quy trình thực hiện phù hợp với tình hình doanh nghiệp của bạn.