Kế toán cẩn thận: Nhà cung cấp ngừng hoạt động sau vài năm, hóa đơn đầu vào có còn an toàn?

Có một tình huống mà kế toán không nên chủ quan: Doanh nghiệp mua hàng đầy đủ, có hóa đơn, thanh toán theo quy định. Tại thời điểm giao dịch, nhà cung cấp vẫn hoạt động bình thường, thông tin đăng ký kinh doanh không có dấu hiệu bất thường.

Thế nhưng, sau một thời gian, nhà cung cấp ngừng hoạt động tại địa chỉ đăng ký hoặc bị cơ quan chức năng xác định có vi phạm liên quan đến hóa đơn.

Lúc này, doanh nghiệp mua hàng có chắc chắn không bị ảnh hưởng? Câu trả lời là chưa thể khẳng định!

Việc nhà cung cấp ngừng hoạt động không đồng nghĩa mọi hóa đơn đã xuất trước đó đều không hợp pháp. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn có thể phải giải trình về giao dịch, tính có thật của hàng hóa, dịch vụ và căn cứ kê khai thuế. Vì vậy, kế toán cần kiểm tra hồ sơ một cách đầy đủ thay vì chỉ dựa vào hóa đơn đã nhận.

1. Hóa đơn đã nhận không đồng nghĩa với việc giao dịch đã an toàn về thuế

Hóa đơn là một chứng từ quan trọng trong hồ sơ mua hàng, nhưng không phải căn cứ duy nhất để chứng minh giao dịch hợp pháp và được chấp nhận khi xác định nghĩa vụ thuế.

Khi kiểm tra, cơ quan thuế có thể xem xét tính thực tế của giao dịch, nguồn gốc hàng hóa, việc giao nhận, thanh toán và các tài liệu liên quan.

Chẳng hạn, doanh nghiệp mua nguyên vật liệu phục vụ sản xuất, đã nhận hóa đơn điện tử và chuyển khoản thanh toán. Tuy nhiên, nếu không còn hợp đồng, phiếu giao nhận, chứng từ nhập kho hoặc tài liệu chứng minh hàng hóa được sử dụng trong hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi giải trình.

Do đó, kế toán cần lưu ý:

• Hóa đơn phải phù hợp với hàng hóa, dịch vụ thực tế phát sinh.

• Giá trị, số lượng và nội dung giao dịch cần có căn cứ đối chiếu.

• Chứng từ giao nhận, nhập kho và thanh toán cần được lưu giữ phù hợp với từng nghiệp vụ.

• Hồ sơ phải phản ánh đúng bản chất kinh tế của giao dịch, không chỉ đầy đủ về hình thức.

2. Bộ hồ sơ mua hàng kế toán cần lưu giữ

Đối với giao dịch mua hàng hóa, nguyên vật liệu hoặc sử dụng dịch vụ, doanh nghiệp nên tập hợp các tài liệu phù hợp với thực tế phát sinh, bao gồm:

1. Hợp đồng và thỏa thuận mua bán: Hợp đồng, đơn đặt hàng, báo giá được chấp thuận hoặc các tài liệu thể hiện thỏa thuận giữa hai bên.

2. Hóa đơn: Hóa đơn điện tử và thông tin tra cứu hóa đơn để phục vụ đối chiếu, kiểm tra.

3. Chứng từ giao nhận: Phiếu giao hàng, biên bản giao nhận hàng hóa hoặc tài liệu vận chuyển liên quan.

4. Chứng từ nhập kho và xuất kho: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho hoặc sổ chi tiết kho nếu có và phù hợp với nghiệp vụ.

5. Chứng từ thanh toán: Ủy nhiệm chi, giấy báo nợ, sao kê ngân hàng, phiếu chi hoặc chứng từ khác phù hợp với hình thức thanh toán thực tế.

6. Hồ sơ vận chuyển: Vận đơn, phiếu giao hàng, biên bản bàn giao hoặc các tài liệu liên quan đến quá trình vận chuyển hàng hóa.

7. Hồ sơ nghiệm thu dịch vụ: Biên bản nghiệm thu, bàn giao kết quả công việc, báo cáo công việc hoặc tài liệu chứng minh dịch vụ đã được cung cấp.

8. Tài liệu chứng minh mục đích sử dụng: Các chứng từ liên quan cho thấy hàng hóa, dịch vụ được sử dụng trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Không phải giao dịch nào cũng cần toàn bộ các giấy tờ trên. Kế toán cần xác định hồ sơ phù hợp với loại hàng hóa, dịch vụ, phương thức giao nhận và yêu cầu pháp luật áp dụng.

3. Đừng chỉ kiểm tra nhà cung cấp một lần

Việc kiểm tra thông tin nhà cung cấp tại thời điểm ký hợp đồng là cần thiết, nhưng chưa đủ để thay thế việc kiểm soát hồ sơ giao dịch trong suốt quá trình mua hàng.

Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình kiểm soát nhà cung cấp gồm các bước sau:

Bước 1: Kiểm tra thông tin pháp lý

Đối chiếu tên doanh nghiệp, mã số thuế, tình trạng hoạt động và thông tin đăng ký kinh doanh tại các nguồn chính thức phù hợp.

Bước 2: Đối chiếu hợp đồng và giao dịch thực tế

Kiểm tra sự thống nhất giữa hợp đồng, đơn đặt hàng, hóa đơn, số lượng hàng hóa, đơn giá và chứng từ giao nhận. Với dịch vụ, cần có tài liệu phù hợp chứng minh nội dung công việc đã thực hiện.

Bước 3: Kiểm tra chứng từ thanh toán

Đối chiếu số tiền, thời điểm, đối tượng nhận tiền và phương thức thanh toán. Đồng thời, rà soát điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt nếu pháp luật quy định áp dụng đối với giao dịch đó.

Bước 4: Rà soát các giao dịch có dấu hiệu bất thường

Ưu tiên kiểm tra giao dịch có giá trị lớn, thông tin nhà cung cấp thay đổi bất thường, hồ sơ thiếu nhất quán hoặc nhà cung cấp không còn hoạt động tại địa chỉ đăng ký.

Bước 5: Lưu hồ sơ theo từng nhà cung cấp

Sắp xếp hợp đồng, hóa đơn, chứng từ giao nhận, thanh toán và tài liệu liên quan theo từng giao dịch, giúp kế toán dễ tra cứu và giải trình khi cần thiết.

Việc rà soát nên được thực hiện định kỳ, không chỉ khi phát sinh yêu cầu kiểm tra thuế.

4. Nhà cung cấp ngừng hoạt động thì doanh nghiệp cần làm gì?

Khi phát hiện nhà cung cấp đã ngừng hoạt động hoặc có thông tin bất thường liên quan đến hóa đơn, kế toán không nên vội kết luận hóa đơn hợp lệ hay không hợp lệ chỉ dựa trên tình trạng hiện tại của nhà cung cấp.

Thay vào đó, doanh nghiệp nên thực hiện các công việc sau:

• Kiểm tra lại thông tin nhà cung cấp: Xác minh tình trạng mã số thuế, thông báo của cơ quan thuế và thông tin liên quan đến hóa đơn tại các nguồn chính thức.

• Rà soát thời điểm giao dịch: Xác định thời điểm ký hợp đồng, giao nhận hàng hóa, lập hóa đơn và thanh toán để đối chiếu với tình trạng của nhà cung cấp tại thời điểm phát sinh.

• Thu thập và đối chiếu hồ sơ: Kiểm tra lại hợp đồng, chứng từ giao nhận, nhập kho, thanh toán và các tài liệu chứng minh giao dịch có thật.

• Đánh giá ảnh hưởng đến thuế: Xem xét riêng điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào và điều kiện tính chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN theo quy định áp dụng.

• Xử lý theo kết quả xác minh: Nếu phát hiện sai sót hoặc có dấu hiệu rủi ro, doanh nghiệp cần xác định nghĩa vụ kê khai, điều chỉnh và giải trình phù hợp; trường hợp phức tạp nên tham khảo ý kiến chuyên môn.

Lưu ý, việc nhà cung cấp ngừng hoạt động sau thời điểm giao dịch không tự động chứng minh bên mua có hành vi vi phạm. Tuy nhiên, nếu giao dịch không có thật, hồ sơ không đáng tin cậy hoặc doanh nghiệp không đáp ứng điều kiện pháp luật quy định, các khoản thuế liên quan vẫn có thể bị xem xét lại.

5. Kế toán cần nhớ gì để hạn chế rủi ro?

Để tránh tình trạng đến khi cần giải trình mới phát hiện hồ sơ thiếu hoặc thất lạc, doanh nghiệp nên duy trì các nguyên tắc sau:

Thứ nhất, giao dịch phải có thật. Hóa đơn và chứng từ cần phản ánh đúng hàng hóa, dịch vụ đã mua và thực tế phát sinh.

Thứ hai, hồ sơ phải phù hợp với nghiệp vụ. Mỗi loại giao dịch cần có tài liệu chứng minh tương ứng, không nên áp dụng một bộ hồ sơ giống nhau cho tất cả trường hợp.

Thứ ba, chủ động rà soát nhà cung cấp. Đặc biệt chú ý các giao dịch có giá trị lớn, giao dịch kéo dài nhiều năm và những trường hợp có thông tin bất thường.

Thứ tư, lưu trữ hồ sơ có hệ thống. Việc phân loại theo nhà cung cấp, hợp đồng, kỳ kế toán và loại chứng từ giúp doanh nghiệp dễ kiểm tra, đối chiếu khi cần.

Thứ năm, xử lý dựa trên hồ sơ và quy định pháp luật. Không nên tự động loại bỏ hóa đơn chỉ vì nhà cung cấp ngừng hoạt động, cũng không nên mặc định hóa đơn an toàn chỉ vì đã được kê khai từ trước.

Kết luận

Hóa đơn đầu vào có còn an toàn khi nhà cung cấp ngừng hoạt động sau vài năm hay không phụ thuộc vào tình trạng pháp lý của hóa đơn, bản chất giao dịch, hồ sơ chứng minh và các điều kiện pháp luật có liên quan.

Một bộ hồ sơ mua hàng đầy đủ, nhất quán và được lưu trữ ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn khi giải trình, đồng thời hạn chế rủi ro phát sinh trong quá trình thanh tra, kiểm tra thuế.

Kế toán Mai Đỏ khuyến nghị doanh nghiệp không nên đợi đến khi nhà cung cấp ngừng hoạt động mới bắt đầu tìm lại chứng từ. Hãy chủ động rà soát và hoàn thiện hồ sơ mua hàng ngay từ khi giao dịch phát sinh để bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp.

Bạn đang có những hóa đơn đầu vào từ nhà cung cấp đã ngừng hoạt động và chưa biết cần rà soát từ đâu? Hãy kiểm tra lại hồ sơ giao dịch và tìm kiếm tư vấn chuyên môn để xác định hướng xử lý phù hợp với trường hợp thực tế.